1.اصنع مدقق للوقت :
من أفضل طرق إدارة الوقت هو إتباع اول الخطوات التى تحتاج الى اتخاذها هى معرفه اين يذهب وقتك ربما تعتقد انك تكضى ثلاثون دقيقه فقط فى تصفح بريدك الالكترونى ولكن فى الحقيقه فان تلك المهمه تستهلك ساعه من يومك. وان اسهل طريقه لتتبع الوقت هو تحميل تطبقات مثل توجول او غيرها من تطبيقات الوقت من اجل تتبع كل ما تفعله خلال الاسبوع . ثم يمكنك رؤيه تقرير المجمع لنشاطم طول الاسبوع لمعرفه ما الذى يتسبب فى سرقه الوقت منك وبواسطه هذه المعلومات يمكنك القيام بالتعديلات المناسبه.
2.تحديد وقت معين لكل مهمه تقوم بها :
ان وضع وقت محدد لكل وظيفه او مهمه يمنع من التشتت او المماطله فى اداء الوظيفه. فعلى سبيل المثال اذا رغبت فى كتابه مقال ما قم باعطاء نفسك وقت لمده ساعتين للانتهاء من هذا المقال بمعنى انك اذا بدات فى الساعه الثامنه صباحا يجب ان تنتهى فى الساعه العاشره صباحا. كما يجب وضع فواصل بين وقت كل وظيفه و اخرى وبذلك فاذا لم تنتهى من المهمه فى وقت محدد يمكنك انهائها بدون استهلاك الوقت المحدد للوظيفه الاخرى.
3.حدد قائمه بما يجب عليك فعله فى اليوم:
ان كل الاهداف و المشاريع مصنوعه من العديد من الاجزاء الصغيره التى يجب انهائها من اجل تحقيق الهدف او اكمال المشروع ولذلك قم بوضع قائمه تحتوى على كل ما عليك فعله لاكمال الهدف او المشروع وتحديد الخطوات التى يجب انجازها من اجل انهاء هاذ المشروع. ان هذه الخطوه لا تعمل فقط على الحفاظ على تركيزك ولكنها تحفزك ايضا حيث انه تستطيع رؤيه ما حققته وما متبقى .
4.التخطيط المسبق :
واحدة من الخطوات التي لا يجب ان تنساها في طرق إدارة الوقت او التخطيط المسبق فواحد من اسوء الاشياء التى يمكن فعلها هى الاستيقاظ من النوم بدون وجود خطه لليوم فبدلا من التركيز حول ما يجب عليك فعله سوف تقضى اليوم بدون هدف محدد وتهتم بمسائل اقل اهميه. ولذلك فانه يجب عليك التخطيط المسبق باستخدام واحد من تلك الحلول : قبل ان تغادر العمل اقضى خمسه عشر دقيقه فى تنظيف المكتب وتحضر قائمه بالاشياء الهامه التى يجب عليك فعلها فى الصباح. خلال روتينك اليومى الصباحى اكتب ثلاث او اربع اشياء عاجله يجب الاهتمام بها خلال اليوم واعمل عليهم .
5.اقضى الصباح فى الاهتمام بمهامك الاكثر اهميه :
يقول مارك توين “اذا كانت وظيفتك هى اكل ضفدع فمن الافضل القيام به اول شئ فى الصباح واذا كانت وظيفتك هى اكل ضفدعين فمن الافضل ان تاكل الاكبر اولا .” والهدف الذى يسعى مارك توين لابرازه هو انه يجب الاهتمام بالمهام الاكبر والاكثر تحديا فى الصباح او مايعرف بالمهام الاكثر اهمه فى اليوم.
وهناك عده اسباب تجعل من ذلك الاسلوب طريقه فعاله فى التحكم فى الوقت فبدايه ان الانسان غالبا ما يكون لديه اكبر قدر من الطاقه فى الصباح وبالتالى فانه من الافضل القيام بتك المهام وكذلك فان الشعور بانجاز شئ ما سوف يعطيك الدفعه لاكمال باقى اليوم.
6. تعلم كيفيه تفويض الامر :
ان تفويض المهام الى شخص اخر او الحصول على مساعده خاريجه قد يكون محيرا بالنسبه الى البعض فهناك بعض الاشخاص الذين يجدون صعوبه فى جل شخص اخر يقوم بالعمل بدلا منهم وبالنسبه للبعض الاخر فانهم لا يملكون الوقت لتدريب شخص اخر لاكمال مهام معينه.
وفى الحقيقه فان التفويض او الاستعانه بمصادر خارجيه قد يكون موفر للوقت حيث انه سيقلل كم العمل الذى يجب عليك انجازه والذى يعنى انه سيتوافر لك المزيد من الوقت للقيام بمهام اكثر اهميه او القيام بعمل اقل.
7. التخلص من الاعمال الناقصه :
كتب جيمس كلير” فى عصر التشتيت المستمر فانه من السهل تقسيم انتباهنا بين ما يجب علينا فعله وما يلقيه علينا المجتمع.” وغالبا فاننا نقوم بموازنه القيام بارسال الرسائل وتصفح البريد الالكترونى وفى نفس الوقت نحاول انجاز شئ ما ومن النادر ان نكون منخرطين بشكل كامل فى المهمه التى بين ايدينا.
واليك بعض الامثله التى يمكنك قد تشتت من انباهم:
ان تكون تحاول كتابه تقرير ما ولكن تتوقف بشكل عشوائى من اجل تفقد هاتفك بدون سبب واضح.
تحاول تجربه تماريين رياضيه جديده ولكن بعد يومين تتحول الى تمارين جديده بسبب انك قرات عنها على الانترنت.
تكون تتحدث فى الهاتف ولكن عقلك مشغول بالبريد الالكترونى.
ويقول كلير ” انه بغض النظر من اين او كيف وقت فى القيام باعمال ناقصه فان النتيجه دائما واحده وهى انك لست منغمس بشكل كامل فى المهمه التى بين يديك ونادرا ما تلتزم بمهمه لتفره كبيره من الوقت وتستلزم ضعف الوقت من اجل انجاز تصف العمل .”
وقد وجد كلير ان افضل طريقه للتخلص من الاعمال الناقصه هى عن طريق وضع وقت محدد للتركيز على مشروع واحد والتخلص من كل شئ اخر. وان هذا الابعاد الكامل لوسائل التشتيت هو الطريقه الوحيده من اجل التركيز العميق على العمل .
8. تغير جدولك :
اذا كنت تعانى من صعوبه فى تنظيم الوقت فان الحل بسيط وهو احداث تغيرات فى جدولك اليومى. فعلى سبيل المثال بدلا من النوم حتى الساعه السادسه و النصف صباحا استيقظ ساعه مبكرا حيث ان تلك الساعه سوف تعطيك الوقت الكافى للتمرن وتخطيط اليوم ومراجعه البريد الاليكترونى الخاص بك وحتى العمل على مشروعات جانبيه بدون اى الهائات.
9. اترك وقت فاصل بيت المهام و الاجتماعات :
ان الانتقال من وظيفه الى اخرى او اجتماع الى اخر قد يبدوا وكانه استخدام جيد للوقت ولكن فى الحقيقه فان له تاثير معاكس. فاننا نحتاج وقت حتى نصفى عقلنا وتعيد طاقتنا عن طريق الذهاب الى المشى او ممارسه التامل فبعد كل شئ فان عقل الانسان يستطيع التركيز لمده تسعون دقيقه فقط فى المره . فبدون الراحه يكون من الصعب التركيز و ان تبقى محفزا . كما ان وضع وقت فاصل يساعد ايضا فى منع التاخر عن اجتماعك القادم وان وضع خمسه وعشرون دقيقه بين كل وظيفه او اجتماع يعتر وقت كافى .
10. توقف عن المثاليه :
عندما تكون مائل الى المثاليه فلا يوجد شئ يبدوا جيد بالدرجه الكافيه لك وهذا يعنى انك سوف تظل تعود الى نفس المهمه مره بعد مره وبالتالى فانك لن تنجز شئ ولذلك فيجب عليك التوقف عن السعى وراء المثاليه حيث انها غير متواجده فقط افعل مابوسعك وانتقل الى الوظيفه التاليه .
