العلاقات العامة هي من المفاهيم الجديدة التي ظهرت في المؤسسات التربوية ، وتعددت مفاهيم بالرغم من شيوعه في الكثير من أوساط الأعمال ، وفي هذا المقال نتناول تفصيليا دور العلاقات العامة في المؤسسات التربوية، وكذلك أهدافها العامة وأهدافها التفصيلية التي تسعى لتحقيقها
مفهوم العلاقات العامة
تعتبر العلاقات العامة هي حلقة الوصل بين المؤسسة والجمهور بحيث ينقسم الجمهور إلى قسمين هما قسم داخل الخاص بالعاملين داخل المؤسسة ، وقسم خارجي الخاص بالعملاء والمؤسسات المنافسة وصناع القرار ووسائل الإعلام وغيرهم.
أهمية العلاقات العامة
ظهر مفهوم العلاقات العامة بسبب التغيير الحادث في مجتمعاتنا ، من حيث التكوين والطبيعة ، سواء من نواحي سياسية أو اقتصادية أو اجتماعية ، ومن هذه التغييرات:
1- زيادة حجم ونفوذ الرأي العام وخصوصا في المجتمعات الديمقراطية ، وظهور عدة قوى تعمل على جذب الرأي العام.
2- زيادة حجم المؤسسات الصناعية والتجارية وزيادة التنافس القائم بينهم ، مما جعلها تعمل على تحقيق اتصالات سليمة لكافة الإعداد المتواجدة ، وتقوم بتنظيم البرامج من أجل مجال العلاقات العامة.
3- قيام نقابات واتحادات للعمال تجمع كلمتهم وتدافع عن مصالحهم من أجل الضغط أو أقناع الرأي العام.
4- التحول الزائد في المجتمع مما أدى إلى الحاجة إلى وجود إعلامي ضخم لمواجهة التغيرات الاجتماعية ، ومحاولة الوصول إلى حالة الاستقرار في المجتمع.
5- تطور وسائل الإعلام بشكل كبير نظرا للتقدم الفكري والفني والتقني والذي عمل على تسهيل دور العلاقات العامة في الوصول إلى الجماهير المختلفة ، ومعرفة الوسائل الملائمة للتعامل معهم في الأوقات المناسبة.
ولعل أهمية العلاقات العامة ترجع إلى وجود المنشآت الصناعية التي تنتج السلع وتقوم بتوصيلها للزبائن ، وتعمل على الربط ما بين المنشأة والعاملين فيها ، من أجل زيادة الإنتاج وزيادة إخلاصهم للمؤسسة.
أهداف العلاقات العامة في المؤسسات التربوية
تعمل العلاقات العامة على تطوير العملية الإدارية للمؤسسات التربوية من خلال منحه المعلومات اللازمة ، كما تعمل على اكتشاف مدى تأثير تلك المعلومات داخل المؤسسة التربوية ،
الأهداف العامة
ويمكن تلخيص أهداف العلاقات العامة في التالي:
1- الحصول على تأييد الرأي العام ومد جسور الثقة والتواصل بينه وبين المؤسسة التربوية وذلك من خلال إمداده بالمعلومات الصحيحة والاعتماد على الصدق والأمانة في إيصال المعلومات إليه. القيام بشرح أهداف المؤسسة التربوية
2- شرح القوانين الجديدة وأي تغييرات أو تعديلات في القوانين بالإضافة إلى شرح مبررات اتخاذ هذه القوانين أو التعديلات التي تجري عليها.
3- تنمية الإحساس بالمسؤولية لدى العاملين بالمؤسسة التربوية من خلال وسائل الاتصال المعروفة كالصحف والمجلات والتلفزيون.
4- تحسين العلاقات سواء داخل المؤسسة أو خارجها.
5- تدعيم العلاقة مع وسائل الاتصال المعروفة من الصحف والمجلات والتلفزيون وغيرها.
الدفاع عن موقف المؤسسة التربوية إذا تعرضت لأي انتقاد من قبل الآخرين.
الأهداف التفصيلية
– الاهتمام بالجوانب الإنسانية لتحقيق روح الولاء للمؤسسة التربوية التعليمية.
– المشاركة الفاعلة في المناسبات المختلفة (الدينية والوطنية والاجتماعية) بما يحقق تعزيز القيم الأخلاقية.
– تحسين مستوى الخدمات بما يتوافق مع مواصفات الجودة والتميز.
– التوسع في البرامج بما يحقق تجسير العلاقة بين الإدارة التعليمية والمجتمع المحلي.
دور العلاقات العامة في المؤسسات التربوية
1- وضع البرامج الخاصة بأنشطة العلاقات العامة وتنفيذها بعد اعتمادها.
2- استقبال الزوار والوفود الرسمية وإنهاء كافة متطلبات الضيافة اللازمة.
3- تيسير وإنهاء كافة الإجراءات اللازمة لمشاركة الوفود الرسمية مثل الحجوزات والتأشيرات والاستقبال والسكن وغير ذلك.
4- تجهيز الهدايا التي تقدمها الإدارة للوفود الزائرة ولحفلات التكريم.
5- إقامة حفلات التكريم والمعايدة التي تنظمها الإدارة ، وكذلك القيام بكل ما يلزم المناسبات واللقاءات والزيارات والرحلات.
6- تجهيز قاعات الاجتماعات الخاصة بالإدارة لكافة الفعاليات التي تُقام فيها وتهيئتها بما يلزم تقنيًا وإشرافيًا.
7- تقديم الخدمات والأنشطة التي من شأنها تنمية العلاقات الاجتماعية والثقافية بين منسوبي الإدارة وذوي العلاقة من خارج الإدارة بالتنسيق مع الجهات المعنية ، وأمثلة ذلك إقامة الملتقيات الثقافية السنوية, تصميم لوحة إعلانية للتواصل الاجتماعي وتقديم التبريكات والتعازي, استضافة شخصيات اجتماعية أو ثقافية رائدة في المجتمع, تنفيذ رحلات وزيارات خارجية للمنسوبين.
8- توزيع الدعوات للمناسبات العامة التي تعقدها الإدارة , وكذلك الدعوات الواردة على المسؤولين.
9- المشاركة في الإشراف على اللقاءات الخارجية والداخلية والبرامج التي تقيمها الإدارة العامة والإدارات التابعة لها والقيام بدور المساندة في التنظيم والاستقبال والتنفيذ وفق تكليف مدير عام التعليم بذلك.
10- التنسيق مع إدارة الإعلام التربوي لتغطية فعاليات الإدارة فيما يدخل ضمن مهامها.
11- تقديم الخدمات الميسرة لمراجعي الإدارة بأفضل وأسهل الطرق ، والرد على استفسارات المستفيدين وتوجيههم للإدارات المعنية بخدمتهم.
12- إعداد التقارير الدورية عن كافة أنشطة وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير عام التعليم.
13- تحديث دليل هواتف الإدارة وجعله في متناول الجميع مطبوعًا أو على وسائط إلكترونية تيسيرًا للتواصل بين الإدارات بما يحقق الأهداف بيسر وسهولة.
14- إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
15- الإشراف على تنظيم المعاملات والبيانات الخاصة بالإدارة وأقسامها وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.
مفهوم العلاقات العامة
تعتبر العلاقات العامة هي حلقة الوصل بين المؤسسة والجمهور بحيث ينقسم الجمهور إلى قسمين هما قسم داخل الخاص بالعاملين داخل المؤسسة ، وقسم خارجي الخاص بالعملاء والمؤسسات المنافسة وصناع القرار ووسائل الإعلام وغيرهم.
أهمية العلاقات العامة
ظهر مفهوم العلاقات العامة بسبب التغيير الحادث في مجتمعاتنا ، من حيث التكوين والطبيعة ، سواء من نواحي سياسية أو اقتصادية أو اجتماعية ، ومن هذه التغييرات:
1- زيادة حجم ونفوذ الرأي العام وخصوصا في المجتمعات الديمقراطية ، وظهور عدة قوى تعمل على جذب الرأي العام.
2- زيادة حجم المؤسسات الصناعية والتجارية وزيادة التنافس القائم بينهم ، مما جعلها تعمل على تحقيق اتصالات سليمة لكافة الإعداد المتواجدة ، وتقوم بتنظيم البرامج من أجل مجال العلاقات العامة.
3- قيام نقابات واتحادات للعمال تجمع كلمتهم وتدافع عن مصالحهم من أجل الضغط أو أقناع الرأي العام.
4- التحول الزائد في المجتمع مما أدى إلى الحاجة إلى وجود إعلامي ضخم لمواجهة التغيرات الاجتماعية ، ومحاولة الوصول إلى حالة الاستقرار في المجتمع.
5- تطور وسائل الإعلام بشكل كبير نظرا للتقدم الفكري والفني والتقني والذي عمل على تسهيل دور العلاقات العامة في الوصول إلى الجماهير المختلفة ، ومعرفة الوسائل الملائمة للتعامل معهم في الأوقات المناسبة.
ولعل أهمية العلاقات العامة ترجع إلى وجود المنشآت الصناعية التي تنتج السلع وتقوم بتوصيلها للزبائن ، وتعمل على الربط ما بين المنشأة والعاملين فيها ، من أجل زيادة الإنتاج وزيادة إخلاصهم للمؤسسة.
أهداف العلاقات العامة في المؤسسات التربوية
تعمل العلاقات العامة على تطوير العملية الإدارية للمؤسسات التربوية من خلال منحه المعلومات اللازمة ، كما تعمل على اكتشاف مدى تأثير تلك المعلومات داخل المؤسسة التربوية ،
الأهداف العامة
ويمكن تلخيص أهداف العلاقات العامة في التالي:
1- الحصول على تأييد الرأي العام ومد جسور الثقة والتواصل بينه وبين المؤسسة التربوية وذلك من خلال إمداده بالمعلومات الصحيحة والاعتماد على الصدق والأمانة في إيصال المعلومات إليه. القيام بشرح أهداف المؤسسة التربوية
2- شرح القوانين الجديدة وأي تغييرات أو تعديلات في القوانين بالإضافة إلى شرح مبررات اتخاذ هذه القوانين أو التعديلات التي تجري عليها.
3- تنمية الإحساس بالمسؤولية لدى العاملين بالمؤسسة التربوية من خلال وسائل الاتصال المعروفة كالصحف والمجلات والتلفزيون.
4- تحسين العلاقات سواء داخل المؤسسة أو خارجها.
5- تدعيم العلاقة مع وسائل الاتصال المعروفة من الصحف والمجلات والتلفزيون وغيرها.
الدفاع عن موقف المؤسسة التربوية إذا تعرضت لأي انتقاد من قبل الآخرين.
الأهداف التفصيلية
– الاهتمام بالجوانب الإنسانية لتحقيق روح الولاء للمؤسسة التربوية التعليمية.
– المشاركة الفاعلة في المناسبات المختلفة (الدينية والوطنية والاجتماعية) بما يحقق تعزيز القيم الأخلاقية.
– تحسين مستوى الخدمات بما يتوافق مع مواصفات الجودة والتميز.
– التوسع في البرامج بما يحقق تجسير العلاقة بين الإدارة التعليمية والمجتمع المحلي.
دور العلاقات العامة في المؤسسات التربوية
1- وضع البرامج الخاصة بأنشطة العلاقات العامة وتنفيذها بعد اعتمادها.
2- استقبال الزوار والوفود الرسمية وإنهاء كافة متطلبات الضيافة اللازمة.
3- تيسير وإنهاء كافة الإجراءات اللازمة لمشاركة الوفود الرسمية مثل الحجوزات والتأشيرات والاستقبال والسكن وغير ذلك.
4- تجهيز الهدايا التي تقدمها الإدارة للوفود الزائرة ولحفلات التكريم.
5- إقامة حفلات التكريم والمعايدة التي تنظمها الإدارة ، وكذلك القيام بكل ما يلزم المناسبات واللقاءات والزيارات والرحلات.
6- تجهيز قاعات الاجتماعات الخاصة بالإدارة لكافة الفعاليات التي تُقام فيها وتهيئتها بما يلزم تقنيًا وإشرافيًا.
7- تقديم الخدمات والأنشطة التي من شأنها تنمية العلاقات الاجتماعية والثقافية بين منسوبي الإدارة وذوي العلاقة من خارج الإدارة بالتنسيق مع الجهات المعنية ، وأمثلة ذلك إقامة الملتقيات الثقافية السنوية, تصميم لوحة إعلانية للتواصل الاجتماعي وتقديم التبريكات والتعازي, استضافة شخصيات اجتماعية أو ثقافية رائدة في المجتمع, تنفيذ رحلات وزيارات خارجية للمنسوبين.
8- توزيع الدعوات للمناسبات العامة التي تعقدها الإدارة , وكذلك الدعوات الواردة على المسؤولين.
9- المشاركة في الإشراف على اللقاءات الخارجية والداخلية والبرامج التي تقيمها الإدارة العامة والإدارات التابعة لها والقيام بدور المساندة في التنظيم والاستقبال والتنفيذ وفق تكليف مدير عام التعليم بذلك.
10- التنسيق مع إدارة الإعلام التربوي لتغطية فعاليات الإدارة فيما يدخل ضمن مهامها.
11- تقديم الخدمات الميسرة لمراجعي الإدارة بأفضل وأسهل الطرق ، والرد على استفسارات المستفيدين وتوجيههم للإدارات المعنية بخدمتهم.
12- إعداد التقارير الدورية عن كافة أنشطة وإنجازات الإدارة ومعوقات الأداء فيها وسبل التغلب عليها ورفعها لمدير عام التعليم.
13- تحديث دليل هواتف الإدارة وجعله في متناول الجميع مطبوعًا أو على وسائط إلكترونية تيسيرًا للتواصل بين الإدارات بما يحقق الأهداف بيسر وسهولة.
14- إعداد مشروع الميزانية السنوية للإدارة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
15- الإشراف على تنظيم المعاملات والبيانات الخاصة بالإدارة وأقسامها وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بسهولة ويسر.
