يحتاج أصحاب العمل باستمرار إلى وسيلة اتصال تساعدهم على التواصل بالعاملين لديهم حتى تساعدهم على معرفة مقترحاتهم وآرائهم، وتوصيات شئون العمل وصعوباته ومشاكله وكيفيّة تحسين ظروف العمل والنهوض بمؤسّساتهم وتحقيق أهدافهم الاستراتيجيّة المعروفة لجميع الأفراد والمسؤولين، ويعتبر تقرير العمل هو الوسيلة التي تساعد على كل ذلك .
تعريف تقرير العمل
تقرير العمل هو قائمة أو عرض واضح يحتوي على بيانات وحقائق مرتبطة بمشكلة او موضوع معين أو ظرف طارئ .
ويحتوي هذا العرض على تحليل منطقي واقتراحات خاصّة وتوصيات معيّنة، وتوجيهات تناسب نتائج التحليل، قد تكون تقارير العمل مكتوبة أو تحريرية أو شفهيّة، أو لفظيّة، أو مكتوبة كما يتم الاستعانة بالادوات المناسبة لتوضيحها وتحقيق الهدف المرجو منها بفعاليّة، وذلك لان التقارير تعتبر مصدراً أساسياً للمعلومات التي يمكن الرجوع إليها في أي وقت، وهي الأساس الذي يتم من خلاله اتخاذ القرارات الهامة في الشركة، ما يجعلها وسيلةً مساعدة على فهم الحقائق والتعرف على وضع الشركة في أحوال وظروف معينة أكثر من غيرها .
ولذلك يمكن القول أن التقارير هي واحدة من طرق تبادل المعلومات في الشركة ، ولها دور هام جدا في تبادل المعلومات والبيانات بين الإدارات والأقسام في المنظّمة الواحدة، أو بين الشركات والجهات والمنظّمات الأخرى.
كيفية كتابة تقرير العمل
الخطوة الأولى في كتابة تقرير العمل هي تحديد الهدف من كتابة التقرير .
تحديد متلقّي التقرير ، وتحديد طبيعة المعلومات التي يتم اضافتها وكيفية إضافتها بطريقة تساعد على تحقيق الهدف منها.
مراجعة الأفكار المذكورة في التقرير بعد كتابة جزء من مادّة التقرير ، واستخراج الأفكار الرئيسة منها، وترتيبها بتسلسل منطقي.
عند البدء في كتابة المحتوى المراد عرضه يجب مراعاة عدة أمور، منها أن لا يخرج محتوى التقرير عن الهدف من التقرير، ويجب أن يكون متماسكا الأجزاء ، وأن تكون الأفكار منظمة ومزودة بالحقائق والثوابت المستهدف منها عمل التقرير .
يعتبر الهيكل البنائي للتقرير ، والذي يعتبر وصف مختصر لمحتوى التقرير بطريقة مرتبة ومنطقية ، كما يراعى توازي المحتويات وتناسقها وتقسيمها وتدرجها المنطقي ، وذلك حتى يستطيع المتلقي استيعاب وفهم ما يحتوي عليه التقرير ، وأيضا حتى يستطيع المرسل صياغة موضوعه .
والمرحلة الأخيرة هي مرحلة المراجعة والتدقيق ، ويفضل أن يقوم بعملها شخص متخصص وليس كاتب التقرير ، حيث يتم التركيز على مراجعة الجمل والتأكّد من سلامتها لغوياً، و مراعاة علامات الترقيم، ومواضع النقط والفواصل وغيرها، كما يراعى توافق الأزمنة المستخدمة في الجملة الواحدة، ومدى وضوح مقاطعها.
فيجب أن يحتوي كل مقطع على فكرة واحدة أساسية ومرتبة ببعضها بأسلوب سلس ومُنظّم باستخدام وسائل الربط اللغوية الملائمة.
هناك بعض المعايير التي يجب مراعاتها عند كتابة التقرير ، لأن كتابة التقرير تعتبر من أدق عمليات الكتابة ، ومن أهم هذه المعايير الفقرات، و المفاهيم المتعارف عليها دوليّاً، ويجب مراعاتها .
عناصر تقرير العمل
يتكوّن تقرير العمل من كل ممّا يأتي :
صفحة العنوان : هي اول الصفحات في التقرير الضخم ، وتساعد على معرفة المعلومات الأساسية داخل التقرير.
تشمل هذه الصفحة كل من المعلومات : عنوان التقرير، اسم كاتب التقرير ووظيفته، اسم جهة اصدار التقرير، تاريخ إصدار التقرير.
ولا تحتوي تقارير العمل القصيرة على هذه الصفحة، حيث يتم ذكر هذه المعلومات أعلى الصفحة الأولى
المُلخّص : وهو عبارة عن عناوين رئيسة لمحتوى التقرير، أهميّة الملخّص في أمرين: هما أن يعلم الشخص الموجه له التقرير إن كان بحاجة لقراءة هذا التقرير أم لا.
أن يتعرّف الشخص الموجه له التقرير المعلومات الأساسية في التقرير، مثل: طبيعة القرارات، والتوصيات، والنتائج، وتساعده هذه المعلومات على فهم محتوى التبرير بالكامل .
يتم كتابة الملخص في صفحة العنوان إذا كان التقرير قصيراً، أما إذا كان التقرير طويلاً يكتب التلخيص في صفحة منفصلة، بعد صفحة العنوان، أو قبل المقدمة مباشرة أو بعد الجداول والقوائم. .
جدول المحتويات : يسمى جدول المحتويات بالفهرس ويتم تحديد فيه عدد صفحات كل قسم: من صفحات البداية وصفحة الزهاية ويحتوي على اسم كل فصل أو قسم، الفرعية والرئيسية.
يستخدم جدول المحتويات في التقارير الطويلة فقط؛ حتى تسهل قراءته ولا حاجة له في تصفح التقارير القصيرة .
قائمة الجداول : عبارة عن قائمة توضيحية تحتوي على شرحاً الأشكال والجداول التي توجد التقرير.
المقدمة : تحتوي المقدمة على ثلاث أجزاء أساسية وهي : حدود التقرير ، موضوع التقرير، الهدف من التقرير.
قد تحتوي المقدمة أيضاً على شرحاً بسيطاً لأقسام التقرير المختلفة، ولكن لا تحتوي على تفاصيل الموضوع أو نتائج .
وتتناسب المقدمة طردياً مع حجم التقرير؛ فإذا كان التقرير طويلا يحتوي على عدة صفحات ، تكون المقدمة طويلة يصل عددها بضعة صفحات ، أما إذا كان التقرير قصيراً فإن المقدمة لا تتجاوز بضعة أسطر.
متن التقرير : أو موضوع التقرير، يحتوي على عدّة أقسام وفصول، كل فصل يه شرحا مفصلا لفكرة معينة
الاستنتاجات والتوصيات : الاستنتاجات: هي الجزء الذي يجيب عن جميع التساؤلات داخل التقرير ، وهو المعلومات التي يتمّ استخلاصها من التقرير، ويكون مصدر هذه الإجابات هو إجراءات العمل نفسها.
التوصيات : هي الاقتراحات التي يوصَى بها التقرير معتمدا على الحقائق التي تم تقديمها في التقرير ، أو حل للمشاكل. التي يعرضها التقرير .
تعريف تقرير العمل
تقرير العمل هو قائمة أو عرض واضح يحتوي على بيانات وحقائق مرتبطة بمشكلة او موضوع معين أو ظرف طارئ .
ويحتوي هذا العرض على تحليل منطقي واقتراحات خاصّة وتوصيات معيّنة، وتوجيهات تناسب نتائج التحليل، قد تكون تقارير العمل مكتوبة أو تحريرية أو شفهيّة، أو لفظيّة، أو مكتوبة كما يتم الاستعانة بالادوات المناسبة لتوضيحها وتحقيق الهدف المرجو منها بفعاليّة، وذلك لان التقارير تعتبر مصدراً أساسياً للمعلومات التي يمكن الرجوع إليها في أي وقت، وهي الأساس الذي يتم من خلاله اتخاذ القرارات الهامة في الشركة، ما يجعلها وسيلةً مساعدة على فهم الحقائق والتعرف على وضع الشركة في أحوال وظروف معينة أكثر من غيرها .
ولذلك يمكن القول أن التقارير هي واحدة من طرق تبادل المعلومات في الشركة ، ولها دور هام جدا في تبادل المعلومات والبيانات بين الإدارات والأقسام في المنظّمة الواحدة، أو بين الشركات والجهات والمنظّمات الأخرى.
كيفية كتابة تقرير العمل
الخطوة الأولى في كتابة تقرير العمل هي تحديد الهدف من كتابة التقرير .
تحديد متلقّي التقرير ، وتحديد طبيعة المعلومات التي يتم اضافتها وكيفية إضافتها بطريقة تساعد على تحقيق الهدف منها.
مراجعة الأفكار المذكورة في التقرير بعد كتابة جزء من مادّة التقرير ، واستخراج الأفكار الرئيسة منها، وترتيبها بتسلسل منطقي.
عند البدء في كتابة المحتوى المراد عرضه يجب مراعاة عدة أمور، منها أن لا يخرج محتوى التقرير عن الهدف من التقرير، ويجب أن يكون متماسكا الأجزاء ، وأن تكون الأفكار منظمة ومزودة بالحقائق والثوابت المستهدف منها عمل التقرير .
يعتبر الهيكل البنائي للتقرير ، والذي يعتبر وصف مختصر لمحتوى التقرير بطريقة مرتبة ومنطقية ، كما يراعى توازي المحتويات وتناسقها وتقسيمها وتدرجها المنطقي ، وذلك حتى يستطيع المتلقي استيعاب وفهم ما يحتوي عليه التقرير ، وأيضا حتى يستطيع المرسل صياغة موضوعه .
والمرحلة الأخيرة هي مرحلة المراجعة والتدقيق ، ويفضل أن يقوم بعملها شخص متخصص وليس كاتب التقرير ، حيث يتم التركيز على مراجعة الجمل والتأكّد من سلامتها لغوياً، و مراعاة علامات الترقيم، ومواضع النقط والفواصل وغيرها، كما يراعى توافق الأزمنة المستخدمة في الجملة الواحدة، ومدى وضوح مقاطعها.
فيجب أن يحتوي كل مقطع على فكرة واحدة أساسية ومرتبة ببعضها بأسلوب سلس ومُنظّم باستخدام وسائل الربط اللغوية الملائمة.
هناك بعض المعايير التي يجب مراعاتها عند كتابة التقرير ، لأن كتابة التقرير تعتبر من أدق عمليات الكتابة ، ومن أهم هذه المعايير الفقرات، و المفاهيم المتعارف عليها دوليّاً، ويجب مراعاتها .
عناصر تقرير العمل
يتكوّن تقرير العمل من كل ممّا يأتي :
صفحة العنوان : هي اول الصفحات في التقرير الضخم ، وتساعد على معرفة المعلومات الأساسية داخل التقرير.
تشمل هذه الصفحة كل من المعلومات : عنوان التقرير، اسم كاتب التقرير ووظيفته، اسم جهة اصدار التقرير، تاريخ إصدار التقرير.
ولا تحتوي تقارير العمل القصيرة على هذه الصفحة، حيث يتم ذكر هذه المعلومات أعلى الصفحة الأولى
المُلخّص : وهو عبارة عن عناوين رئيسة لمحتوى التقرير، أهميّة الملخّص في أمرين: هما أن يعلم الشخص الموجه له التقرير إن كان بحاجة لقراءة هذا التقرير أم لا.
أن يتعرّف الشخص الموجه له التقرير المعلومات الأساسية في التقرير، مثل: طبيعة القرارات، والتوصيات، والنتائج، وتساعده هذه المعلومات على فهم محتوى التبرير بالكامل .
يتم كتابة الملخص في صفحة العنوان إذا كان التقرير قصيراً، أما إذا كان التقرير طويلاً يكتب التلخيص في صفحة منفصلة، بعد صفحة العنوان، أو قبل المقدمة مباشرة أو بعد الجداول والقوائم. .
جدول المحتويات : يسمى جدول المحتويات بالفهرس ويتم تحديد فيه عدد صفحات كل قسم: من صفحات البداية وصفحة الزهاية ويحتوي على اسم كل فصل أو قسم، الفرعية والرئيسية.
يستخدم جدول المحتويات في التقارير الطويلة فقط؛ حتى تسهل قراءته ولا حاجة له في تصفح التقارير القصيرة .
قائمة الجداول : عبارة عن قائمة توضيحية تحتوي على شرحاً الأشكال والجداول التي توجد التقرير.
المقدمة : تحتوي المقدمة على ثلاث أجزاء أساسية وهي : حدود التقرير ، موضوع التقرير، الهدف من التقرير.
قد تحتوي المقدمة أيضاً على شرحاً بسيطاً لأقسام التقرير المختلفة، ولكن لا تحتوي على تفاصيل الموضوع أو نتائج .
وتتناسب المقدمة طردياً مع حجم التقرير؛ فإذا كان التقرير طويلا يحتوي على عدة صفحات ، تكون المقدمة طويلة يصل عددها بضعة صفحات ، أما إذا كان التقرير قصيراً فإن المقدمة لا تتجاوز بضعة أسطر.
متن التقرير : أو موضوع التقرير، يحتوي على عدّة أقسام وفصول، كل فصل يه شرحا مفصلا لفكرة معينة
الاستنتاجات والتوصيات : الاستنتاجات: هي الجزء الذي يجيب عن جميع التساؤلات داخل التقرير ، وهو المعلومات التي يتمّ استخلاصها من التقرير، ويكون مصدر هذه الإجابات هو إجراءات العمل نفسها.
التوصيات : هي الاقتراحات التي يوصَى بها التقرير معتمدا على الحقائق التي تم تقديمها في التقرير ، أو حل للمشاكل. التي يعرضها التقرير .
