يعد التقرير أحد الوسائل الفعالة من وسائل الإتصال و هو أحد الوسائل الإقتصادية من حيث التكلفة ، و الهدف منه توضيح صورة في موضوع محدد إلى شخص أو جهة، و يمكن الرجوع إلى التقرير في أي وقت أي أنه يعد وعاء للمعلومات، و التقرير له أشكال وأنواع نتعرف عليها في هذا المقال كما نركز على معرفة عناصر التقرير وأهم خصائص التقرير.
أنواع التقرير
– تقرير إخباري أو تقرير تحليلي، وذلك وفقا لمحتوى التقرير، حيث أن التقرير الإخباري يشمل أخبار تعرض الحقائق فقط ولا يوجد عليها أي تعليق من قبل الكاتب أو توصيات، أما التقرير التحليلي يشمل المعلومات وتحليلها وتفسيرها إضافة إلى توصيات وآراء حول الحلول للمشكلات.
– تقرير رسمي أو تقرير غير رسمي، التقرير الرسمي تقرير مقيد بشكل ونمط محدد ويشمل ألفاظ تخاطب رسمية وعادة ما يكون طويل وشامل، أما التقرير الغير رسمي غير مقيد بنمط معين وعادة ما يكون مختصر.
– تقرير دوري أو تقرير غير دوري، وذلك وفقا للنطاق الزمني الذي يحتويه ويغطيه التقرير، التقرير الدوري يتم إعداده بشكل منتظم كل فترة محددة ربما يوميا أو أسبوعيا أو شهريا أو ربع سنوي وغيره، أما التقرير الغير دوري يتم إعداده في حالة الإحتياج مثلا لتوضيح خطة كلية لتنفيذ مشروع ما أو وصف مرحلة تم إنجازها من عمل ما.
– كما توجد أنواع أخرى من التقارير وتصنف وفقا للغرض والهدف الذي تعد لأجله ومنها التقارير المالية، تقارير المبيعات.
عناصر التقرير
– عند كتابة أي تقرير أي كان نوعه يجب مراعاة عناصر التقرير والتي تعبر عن البنية الهيكلية له، والعناصر هي بداية التقرير، جسم التقرير، الخاتمة.
– بداية التقرير تشمل صفحة العنوان والتي تتضمن معلومات تعريفية مثل عنوان التقرير والجهة الموجه لها التقرير، المقدمة والتي تتضمن الهدف من التقرير وأيضا تمهيد لموضوع التقرير.
– جسم التقرير أو صلب التقرير هو الجزء الأهم في التقرير حيث يعرض بشكل منظم المعلومات المراد مناقشتها بشكل مفصل شامل الجداول والرسوم البيانية والتحليل للمعلومات.
– الخاتمة وهي أخر عنصر من عناصر التقرير والنهاية له والتي تتضمن ملخص لمحتويات التقرير على شكل أجزاء تتلخص في التوصيات وهي عبارة عن مقترحات مقدمة من قبل كاتب التقرير، والخلاصة وهي عبارة عن مختصر لما يحويه التقرير، والمراجع وهي القائمة التي تم الرجوع إليها عند كتابة التقرير، وأيضا الملاحق وهي عبارة عن معلومات مكملة لمحتويات المعلومات في التقرير وهي جزء غير أساسي.
خصائص التقرير
– من أهم الخصائص التي تعمل على تقديم تقرير ناجح، الإيجاز واختيار الحجم المناسب والتاريخ واستخدام الصور التوضيحية وأسلوب العرض والدقة، ونستعرض لكم كل خاصية بشكل مفصل.
– الإيجاز ويشمل الألفاظ الموجزة والمختصرة والإيجاز أيضا في الفقرات ولكن دون الخلل بأي جانب من جوانب الموضوع الذي يحتويه التقرير.
– أما الحجم المناسب للتقرير فيجب اختيار حجم متوافق مع أهمية الموضوع فلا يكون طويل وممل ولا قصير للدرجة التي تؤدي إلى خلل في الفهم العام.
– التاريخ، والذي يعد له أهمية عند توثيقه في التقرير حيث يقدم المدة الزمنية التي يغطيها محتوى التقرير.
– ولأن الصور أفضل من الكلام الكثير ، فيعد إستخدام الصور من الخرائط والرسوم البيانية أحد الخصائص الهامة التي تعمل على توضيح التقرير بشكل غير ممل مع إيصال المعلومات كاملة.
– أسلوب العرض يشمل الأفكار المرتبة واستخدام علامات الترقيم، ويساهم في كتابة تقرير بشكل يسهل على القارئ فهمه ويدل على جودة التقرير.
– الدقة في كتابة التقرير من خلال التأكد من صحة البيانات والمعلومات الموضحة في التقرير، وكتابة مصادر هذه المعلومات يوضح دقتها ويساعد القارئ في إتخاذ القرار المناسب وفقا لمحتويات التقرير.
أنواع التقرير
– تقرير إخباري أو تقرير تحليلي، وذلك وفقا لمحتوى التقرير، حيث أن التقرير الإخباري يشمل أخبار تعرض الحقائق فقط ولا يوجد عليها أي تعليق من قبل الكاتب أو توصيات، أما التقرير التحليلي يشمل المعلومات وتحليلها وتفسيرها إضافة إلى توصيات وآراء حول الحلول للمشكلات.
– تقرير رسمي أو تقرير غير رسمي، التقرير الرسمي تقرير مقيد بشكل ونمط محدد ويشمل ألفاظ تخاطب رسمية وعادة ما يكون طويل وشامل، أما التقرير الغير رسمي غير مقيد بنمط معين وعادة ما يكون مختصر.
– تقرير دوري أو تقرير غير دوري، وذلك وفقا للنطاق الزمني الذي يحتويه ويغطيه التقرير، التقرير الدوري يتم إعداده بشكل منتظم كل فترة محددة ربما يوميا أو أسبوعيا أو شهريا أو ربع سنوي وغيره، أما التقرير الغير دوري يتم إعداده في حالة الإحتياج مثلا لتوضيح خطة كلية لتنفيذ مشروع ما أو وصف مرحلة تم إنجازها من عمل ما.
– كما توجد أنواع أخرى من التقارير وتصنف وفقا للغرض والهدف الذي تعد لأجله ومنها التقارير المالية، تقارير المبيعات.
عناصر التقرير
– عند كتابة أي تقرير أي كان نوعه يجب مراعاة عناصر التقرير والتي تعبر عن البنية الهيكلية له، والعناصر هي بداية التقرير، جسم التقرير، الخاتمة.
– بداية التقرير تشمل صفحة العنوان والتي تتضمن معلومات تعريفية مثل عنوان التقرير والجهة الموجه لها التقرير، المقدمة والتي تتضمن الهدف من التقرير وأيضا تمهيد لموضوع التقرير.
– جسم التقرير أو صلب التقرير هو الجزء الأهم في التقرير حيث يعرض بشكل منظم المعلومات المراد مناقشتها بشكل مفصل شامل الجداول والرسوم البيانية والتحليل للمعلومات.
– الخاتمة وهي أخر عنصر من عناصر التقرير والنهاية له والتي تتضمن ملخص لمحتويات التقرير على شكل أجزاء تتلخص في التوصيات وهي عبارة عن مقترحات مقدمة من قبل كاتب التقرير، والخلاصة وهي عبارة عن مختصر لما يحويه التقرير، والمراجع وهي القائمة التي تم الرجوع إليها عند كتابة التقرير، وأيضا الملاحق وهي عبارة عن معلومات مكملة لمحتويات المعلومات في التقرير وهي جزء غير أساسي.
خصائص التقرير
– من أهم الخصائص التي تعمل على تقديم تقرير ناجح، الإيجاز واختيار الحجم المناسب والتاريخ واستخدام الصور التوضيحية وأسلوب العرض والدقة، ونستعرض لكم كل خاصية بشكل مفصل.
– الإيجاز ويشمل الألفاظ الموجزة والمختصرة والإيجاز أيضا في الفقرات ولكن دون الخلل بأي جانب من جوانب الموضوع الذي يحتويه التقرير.
– أما الحجم المناسب للتقرير فيجب اختيار حجم متوافق مع أهمية الموضوع فلا يكون طويل وممل ولا قصير للدرجة التي تؤدي إلى خلل في الفهم العام.
– التاريخ، والذي يعد له أهمية عند توثيقه في التقرير حيث يقدم المدة الزمنية التي يغطيها محتوى التقرير.
– ولأن الصور أفضل من الكلام الكثير ، فيعد إستخدام الصور من الخرائط والرسوم البيانية أحد الخصائص الهامة التي تعمل على توضيح التقرير بشكل غير ممل مع إيصال المعلومات كاملة.
– أسلوب العرض يشمل الأفكار المرتبة واستخدام علامات الترقيم، ويساهم في كتابة تقرير بشكل يسهل على القارئ فهمه ويدل على جودة التقرير.
– الدقة في كتابة التقرير من خلال التأكد من صحة البيانات والمعلومات الموضحة في التقرير، وكتابة مصادر هذه المعلومات يوضح دقتها ويساعد القارئ في إتخاذ القرار المناسب وفقا لمحتويات التقرير.
