في عصر انتشار التكنولوجيا والمعلومات ، يعد انخفاض الإنتاجية في العمل من الأمور التي تسبب خسائر فادحة لأصحاب الشركات ، فوفقًا للأبحاث فإن الموظفين يقدمون 60% من قدرتهم فقط ، لهذا السبب لا تستطيع الشركات تلبية طلبات عملائها ، مما يؤدى إلى خسائر تصل إلى مليارات الدولارات سنويًا .
فلماذا يحدث هذا ؟ لماذا تقل إنتاجية الموظف ، إذا كنت صاحب عمل فيمكنك قراءة المقال الآتي ، حتى تعرف الأمور التي من شأنها أن تخفض من مستوي إنتاجية العاملين لديك ، وإليك أهم أسباب
اغراق الموظف بالعمل
يعتقد كثير من الرؤساء والمديرين إن الاعتماد على الموظفين لأداء عدد كبير من المهام تستغرق وقت طويل ، يمكن أن يزيد من الإنتاجية ، إلا أن العكس هو ما يحدث حيث يشعر الموظف بأنه يعاقب على العمل الجيد ، ويستغرق وقت أطول في أدار المهام ، فوفقًا لدراسة أجريت في جامعة ستانفورد فإنه كلما زادت ساعات العمل عن 50 ساعة أسبوعيًا يقل إنتاجية الموظف .
مثال إذا كان لديك مشروعين هما (أ ، ب) ويستغرق تنفيذ كلا منهما أسبوع ، إذا تم تكليف العاملين بالمشروعين معًا ، فإنه سيتم تنفيذ المشروعين بعد أسبوع ، لكنك بهذا سيكون المشروع الأول تأخر لمدة أسبوع كامل دون أي فائدة ، أما إذا بدأ الفريق بالمشروع الأول ، وبعد أسبوع تم البدء بالثاني ، فإن الأمر سيكون أفضل لأن الإنتاجية ستكون أعلى والاحترافية أيضا .[1]
الاجهاد في العمل
من المشاكل التي تقلل من إنتاجية الموظف ، وهي الإجهاد الناتج عن العمل بدون أي مقابل ، أظهرت دراسة أجرتها Health Advocate إن حوالي مليون موظف يعانون من انخفاض الإنتاجية بسبب الإجهاد في العمل والذي يكلف الشركات 600 دولار لكل عامل سنويًا .
التهديد الدائم بفقدان الوظيفة يعتقد بعض رجال الأعمال أن تهديد العاملين بفقدانهم لوظائفهم سيجعلهم أكثر تمسكًا وحرصُا على العمل ، لكن القلق الدائم من طردهم في أي وقت يشتت تفكيرهم وتركيزهم ، ولا يستطيعون إكمال المهام على أكمل وقت.
سبب آخر يرفع من مستوي التوتر في العمل ، عندما يكون أعضاء فريقك مكلفون بالكثير من المهام في وقت واحد ، مما يجعلهم مشتتين غير قادرين على انجاز المهام المطلوبة ، وسيتسبب هذا بأخطاء كثيرة في العمل قد لا يمكن تجنبها . [1]
عدم الشعور بالانتماء
قد يكون السبب وراء انخفاض انتاجية الموظف ، هو أنه لا يشعر بالانتماء إلى الشركة ، وسيشعر العامل أنه ليس في المكان المناسب ، مما يجعله أقل إنتاجية .
لذا من المهم أن يتأكد كل مدير تنفيذى أو رئيس لشركة من أن البيئة داخل العمل ترحب بالموظفين الجدد وتشعرهم بالترحيب . [2]
عدم تقدير العمل الجيد
إن الاعتراف بمجهود الموظف في أداء مهمة ما بشكل جيد ، لكن هذا لا يحدث فوفقًا لدراسة في القطاع المالي فإن 20% فقط من الموظفين يشعرون بالتقدير الجيد في العمل .
فعندما لا يتم الاعتراف بجهود العاملين ، فأنهم يفقدون الدافع وراء العمل فيقل الإنتاجية ، وسيبدأ المدير في مواجهة عاملين غير راضيين عن أسلوب العمل ، الذين سيبحثون بكل تأكيد عن عمل آخر .
التعبير عن السعادة بأداء المهام من شأنها أن تجعل الموظفين يشعرون بالتقدير ، وهي قد تحدث بأبسط الأمور مثل إخبارهم بكلمات تشجيعية مثل “أحسنت” أو “عمل جيد” أو “عمل رائع”. [1]
السمية داخل مكان العمل
وضع قواعد للسلوك الجيد بين العاملين في المؤسسة أمر ضروري لزيادة إنتاجيتهم ، فالتنمر داخل العمل واحد من أهم أسباب تقليل الإنتاجية .
وغالبا يحدث السلوك السام كما يطلق عليه في الأوساط العلمية ، بسبب محاولة بعض الأشخاص تخريب بيئة العمل ، ويمكن ملاحظة هذا في المؤسسات الكبيرة ، حيث يكون هناك تسلسل وظيفي كبير يتم وضعه لأفراد بعينهم ، مما يجعل الموظفين غير سعداء ، فهل تعتقد أن العاملين يمكنهم الاستمرار في الشركة إذا لم يرو مستقبلا فيها .
وبحسب خبراء التنمية الإدارية فإن الحل يكمن في إنشاء تدفق مستمر لتبادل المعرفة بينك وبين فريقك في شكل ما يسمي “حلقات التعليق” وبهذه الطريقة مهما كانت المشاكل التي تواجه الموظفين بالعمل ستكون على إطلاع دائم عليها . [2]
الهيكل التنظيمي التآلف
واحد من الأسباب الرئيسية لانخفاض إنتاجية الموظفين هو الهيكل التنظيمي السيئ داخل المؤسسة ، ففي كثير من الأحيان ، في المؤسسات الكبرى ، حيث يوجد ضعف في التواصل بين الإدارات، ومهمة الرئيس أو المدير التنفيذي هو جمع الأجزاء الفردية للمؤسسة لتحقيق نفس الهدف ، فكلما كان هناك مشاحنات وتشويش بسيط مثل حول من يقود المجموعة، فإن احتمال انخفاض الإنتاجية يزداد بشكل كبير.
يكمن حل تلك المشكلة في التزامن ، وأن يدرك كل فرد في فريقك ما الذي يعمل عليه الآخرون ، وما هو التقدم المحرز في المهام قيد البحث.
يمكن القيام بهذا من خلال لوحة إدارة مرئية تسمح لكل عضو من الفريق بنقل المهام من “جاهز للبدء” إلى “قيد التنفيذ” إلى “تم”. [2]
كثرة الاجتماعات
التواصل مع العاملين لديك من الأمور الهامة، فهي الطريقة التي يتم من خلها تطوير الأفكار وتقييم التوقعات المختلفة، وأداء الفريق ، وتميل المنظمات إلى تحديد مواعيد الاجتماعات بين الموظفين أيا كانت فئتهم ، لكن أن يصبح عدد الاجتماعات مبالغ فيه، يعتبر هذا النشاط مضيعة ويستهلك الكثير من وقت العامل وبالتالي تقل الإنتاجية .
وتتمثل الطريقة الأفضل في استخدام اجتماعات السريعة في الصباح لتحديد المهام اليومية، وما تم الانتهاء منه، أو التي قيد التنفيذ ، مما يحقق تزامن مثالي وسريع .
وستجعل تلك الإستراتيجية الإدارة العليا على إطلاع دائم بما يجري داخل مؤسستهم ولن يضيع الموظفون الوقت في التفكير فيما هو مطلوب منهم . [1]
سوء الإدارة
سبب رئيسي آخر لانخفاض مستويات الإنتاجية في العمل هو سوء الإدارة ، حيث تظهر الأبحاث أن ما يقرب من 80 ٪ من الموظفين قد عانوا من سوء الإدارة ، مما يثنيهم عن تقديم أفضل ما لديهم للشركة التي يعملون فيها .
ولا يزال هناك بعض المديرين الذين يميلون إلى إدارة مرؤوسيهم بشكل سيء ، ولا يتوقفون عن طلب المزيد من الأعمال ، في عالم اليوم لم تعد هذه الطريقة تجدي، فالشركات لم تعد بحاجة إلى رؤساء بل إلى قادة الذين يقودون التغيير ويدفعون شركاتهم إلى الأمام.
من أجل أن تزيد إنتاجية العامل لديك ، فإن أفضل ما يمكن فعله هو التخلي عن التسلسلات الهرمية للإدارة، وبناء فريق يحظى بالتقدير ويعمل على إكمال هدف واحد مشترك . [1]
عدم فتح باب تحديات جديدة أمام الموظف
واحد من ضمن الأسباب التي تؤدى لضعف إنتاجية الموظف ، هو عدم تشجيع للموظف الكفء والجيد على أداء مهام تبدو للوهلة الأولى غير ممكنة ، فهذا من شأنه أن يزيد من خبرات وطاقة العامل ، أما إلزام الموهوبين والأذكياء للقيام بمهام تقليدية وعادية يسبب الملل ، ويدفعهم إلى البحث عن تحديات جديدة في أماكن أخرى .
فالموظفين الجيدين يرغبون في سماع تقييم رؤساؤهم ، في تطوير مهاراتهم وقدرتهم على العمل ، وإذا لم يحصلوا على هذا فإنهم يشعرون بالملل والاستياء .
إذا كنت صاحب مؤسسة وتعاني من ضعف إنتاجية الموظفين اسأل نفسك هذه الأسئلة: “هل الإجهاد في العمل أكثر من اللازم؟” ، “هل تثقل كاهل موظفيك بالمهام التي تحتاج إلى الانتهاء بعد ساعات العمل ؟” . [2]
فلماذا يحدث هذا ؟ لماذا تقل إنتاجية الموظف ، إذا كنت صاحب عمل فيمكنك قراءة المقال الآتي ، حتى تعرف الأمور التي من شأنها أن تخفض من مستوي إنتاجية العاملين لديك ، وإليك أهم أسباب
اغراق الموظف بالعمل
يعتقد كثير من الرؤساء والمديرين إن الاعتماد على الموظفين لأداء عدد كبير من المهام تستغرق وقت طويل ، يمكن أن يزيد من الإنتاجية ، إلا أن العكس هو ما يحدث حيث يشعر الموظف بأنه يعاقب على العمل الجيد ، ويستغرق وقت أطول في أدار المهام ، فوفقًا لدراسة أجريت في جامعة ستانفورد فإنه كلما زادت ساعات العمل عن 50 ساعة أسبوعيًا يقل إنتاجية الموظف .
مثال إذا كان لديك مشروعين هما (أ ، ب) ويستغرق تنفيذ كلا منهما أسبوع ، إذا تم تكليف العاملين بالمشروعين معًا ، فإنه سيتم تنفيذ المشروعين بعد أسبوع ، لكنك بهذا سيكون المشروع الأول تأخر لمدة أسبوع كامل دون أي فائدة ، أما إذا بدأ الفريق بالمشروع الأول ، وبعد أسبوع تم البدء بالثاني ، فإن الأمر سيكون أفضل لأن الإنتاجية ستكون أعلى والاحترافية أيضا .[1]
الاجهاد في العمل
من المشاكل التي تقلل من إنتاجية الموظف ، وهي الإجهاد الناتج عن العمل بدون أي مقابل ، أظهرت دراسة أجرتها Health Advocate إن حوالي مليون موظف يعانون من انخفاض الإنتاجية بسبب الإجهاد في العمل والذي يكلف الشركات 600 دولار لكل عامل سنويًا .
التهديد الدائم بفقدان الوظيفة يعتقد بعض رجال الأعمال أن تهديد العاملين بفقدانهم لوظائفهم سيجعلهم أكثر تمسكًا وحرصُا على العمل ، لكن القلق الدائم من طردهم في أي وقت يشتت تفكيرهم وتركيزهم ، ولا يستطيعون إكمال المهام على أكمل وقت.
سبب آخر يرفع من مستوي التوتر في العمل ، عندما يكون أعضاء فريقك مكلفون بالكثير من المهام في وقت واحد ، مما يجعلهم مشتتين غير قادرين على انجاز المهام المطلوبة ، وسيتسبب هذا بأخطاء كثيرة في العمل قد لا يمكن تجنبها . [1]
عدم الشعور بالانتماء
قد يكون السبب وراء انخفاض انتاجية الموظف ، هو أنه لا يشعر بالانتماء إلى الشركة ، وسيشعر العامل أنه ليس في المكان المناسب ، مما يجعله أقل إنتاجية .
لذا من المهم أن يتأكد كل مدير تنفيذى أو رئيس لشركة من أن البيئة داخل العمل ترحب بالموظفين الجدد وتشعرهم بالترحيب . [2]
عدم تقدير العمل الجيد
إن الاعتراف بمجهود الموظف في أداء مهمة ما بشكل جيد ، لكن هذا لا يحدث فوفقًا لدراسة في القطاع المالي فإن 20% فقط من الموظفين يشعرون بالتقدير الجيد في العمل .
فعندما لا يتم الاعتراف بجهود العاملين ، فأنهم يفقدون الدافع وراء العمل فيقل الإنتاجية ، وسيبدأ المدير في مواجهة عاملين غير راضيين عن أسلوب العمل ، الذين سيبحثون بكل تأكيد عن عمل آخر .
التعبير عن السعادة بأداء المهام من شأنها أن تجعل الموظفين يشعرون بالتقدير ، وهي قد تحدث بأبسط الأمور مثل إخبارهم بكلمات تشجيعية مثل “أحسنت” أو “عمل جيد” أو “عمل رائع”. [1]
السمية داخل مكان العمل
وضع قواعد للسلوك الجيد بين العاملين في المؤسسة أمر ضروري لزيادة إنتاجيتهم ، فالتنمر داخل العمل واحد من أهم أسباب تقليل الإنتاجية .
وغالبا يحدث السلوك السام كما يطلق عليه في الأوساط العلمية ، بسبب محاولة بعض الأشخاص تخريب بيئة العمل ، ويمكن ملاحظة هذا في المؤسسات الكبيرة ، حيث يكون هناك تسلسل وظيفي كبير يتم وضعه لأفراد بعينهم ، مما يجعل الموظفين غير سعداء ، فهل تعتقد أن العاملين يمكنهم الاستمرار في الشركة إذا لم يرو مستقبلا فيها .
وبحسب خبراء التنمية الإدارية فإن الحل يكمن في إنشاء تدفق مستمر لتبادل المعرفة بينك وبين فريقك في شكل ما يسمي “حلقات التعليق” وبهذه الطريقة مهما كانت المشاكل التي تواجه الموظفين بالعمل ستكون على إطلاع دائم عليها . [2]
الهيكل التنظيمي التآلف
واحد من الأسباب الرئيسية لانخفاض إنتاجية الموظفين هو الهيكل التنظيمي السيئ داخل المؤسسة ، ففي كثير من الأحيان ، في المؤسسات الكبرى ، حيث يوجد ضعف في التواصل بين الإدارات، ومهمة الرئيس أو المدير التنفيذي هو جمع الأجزاء الفردية للمؤسسة لتحقيق نفس الهدف ، فكلما كان هناك مشاحنات وتشويش بسيط مثل حول من يقود المجموعة، فإن احتمال انخفاض الإنتاجية يزداد بشكل كبير.
يكمن حل تلك المشكلة في التزامن ، وأن يدرك كل فرد في فريقك ما الذي يعمل عليه الآخرون ، وما هو التقدم المحرز في المهام قيد البحث.
يمكن القيام بهذا من خلال لوحة إدارة مرئية تسمح لكل عضو من الفريق بنقل المهام من “جاهز للبدء” إلى “قيد التنفيذ” إلى “تم”. [2]
كثرة الاجتماعات
التواصل مع العاملين لديك من الأمور الهامة، فهي الطريقة التي يتم من خلها تطوير الأفكار وتقييم التوقعات المختلفة، وأداء الفريق ، وتميل المنظمات إلى تحديد مواعيد الاجتماعات بين الموظفين أيا كانت فئتهم ، لكن أن يصبح عدد الاجتماعات مبالغ فيه، يعتبر هذا النشاط مضيعة ويستهلك الكثير من وقت العامل وبالتالي تقل الإنتاجية .
وتتمثل الطريقة الأفضل في استخدام اجتماعات السريعة في الصباح لتحديد المهام اليومية، وما تم الانتهاء منه، أو التي قيد التنفيذ ، مما يحقق تزامن مثالي وسريع .
وستجعل تلك الإستراتيجية الإدارة العليا على إطلاع دائم بما يجري داخل مؤسستهم ولن يضيع الموظفون الوقت في التفكير فيما هو مطلوب منهم . [1]
سوء الإدارة
سبب رئيسي آخر لانخفاض مستويات الإنتاجية في العمل هو سوء الإدارة ، حيث تظهر الأبحاث أن ما يقرب من 80 ٪ من الموظفين قد عانوا من سوء الإدارة ، مما يثنيهم عن تقديم أفضل ما لديهم للشركة التي يعملون فيها .
ولا يزال هناك بعض المديرين الذين يميلون إلى إدارة مرؤوسيهم بشكل سيء ، ولا يتوقفون عن طلب المزيد من الأعمال ، في عالم اليوم لم تعد هذه الطريقة تجدي، فالشركات لم تعد بحاجة إلى رؤساء بل إلى قادة الذين يقودون التغيير ويدفعون شركاتهم إلى الأمام.
من أجل أن تزيد إنتاجية العامل لديك ، فإن أفضل ما يمكن فعله هو التخلي عن التسلسلات الهرمية للإدارة، وبناء فريق يحظى بالتقدير ويعمل على إكمال هدف واحد مشترك . [1]
عدم فتح باب تحديات جديدة أمام الموظف
واحد من ضمن الأسباب التي تؤدى لضعف إنتاجية الموظف ، هو عدم تشجيع للموظف الكفء والجيد على أداء مهام تبدو للوهلة الأولى غير ممكنة ، فهذا من شأنه أن يزيد من خبرات وطاقة العامل ، أما إلزام الموهوبين والأذكياء للقيام بمهام تقليدية وعادية يسبب الملل ، ويدفعهم إلى البحث عن تحديات جديدة في أماكن أخرى .
فالموظفين الجيدين يرغبون في سماع تقييم رؤساؤهم ، في تطوير مهاراتهم وقدرتهم على العمل ، وإذا لم يحصلوا على هذا فإنهم يشعرون بالملل والاستياء .
إذا كنت صاحب مؤسسة وتعاني من ضعف إنتاجية الموظفين اسأل نفسك هذه الأسئلة: “هل الإجهاد في العمل أكثر من اللازم؟” ، “هل تثقل كاهل موظفيك بالمهام التي تحتاج إلى الانتهاء بعد ساعات العمل ؟” . [2]
