ما هو EDI
EDI هو اختصار إلى Electronic data interchange أي تبادل البيانات الرقمية، المقصود به هو التبادل الإلكتروني للبيانات، أي التواصل ما بين الشركات لتبادل بيانات العمل بوقت قياسي، وبمعنى آخر هو اختراع إلكتروني بسيط يعمل على تبادل البيانات في ما بين الشركات بدلاً من البيانات أو الوثائق الورقية، والانتظار إلى ساعات وأيام أو أسابيع لإرسال واستلام الوثائق والبيانات.
ومن هذه البيانات فواتير الشراء أو البيع وذلك يتم بواسطة التشغيل الآلي للأعمال الورقية، هذا الاختراع وفر للمؤسسات والشركات وقت بالإضافة إلى بيانات خالية من الأخطاء التي تحدث في المعالجة اليدوية.
لأن EDI يعمل على نقل المعلومات بصورة مباشرة من أحد التطبيقات في الحاسوب الآلي في الشركة إلى تطبيق موجود في حاسوب آلي لشركة أخرى، معايير EDI توفر معلومات عن الموقع بالإضافة إلى ترتيب المعلومات في الوثيقة الرسمية. يحتل EDI اليوم دورا مهما في التجارة من خلال تسهل عملية إرسال واستلام الفواتير أو الطلبات الخاصة أو أمور الشراء وعروض الأسعار والتخفيضات.
في أغلب الأحيان تكون هذه الشركات عبارة عن مجموعة من شركاء تجاريين يقومون بتبادل الخدمات والسلع بشكل مستمر كأحد أجزاء الشبكات والتوريد فيما بين الشركات.
آلية عمل EDI
يعمل EDI من خلال معايير رسائل EDI، ولكن من المهم توفير عملية تحكم سليمة لجودة البيانات، لا يتم تشغيل بيانات EDI في حالتين الحالة الأولى عندما لا تكون المعلومات موجودة، والحالة الثانية عندما تكون المعلومات موجودة ولكن في أماكن خاطئ.
الدور الأساسي لعمل EDI هو المعايير، أكثر المؤسسات تستخدم هذه المعايير ( Accredited Standard Committee X12 (ASC X12) و ODETTE ووTRADACOMS وGS1 و peppol.
أنواع نقل EDI الرئيسية
شبكات اتصال القيمة المضافة VAN: هذه الشبكات الاتصالات الخارجية تعمل على إدارة نقل البيانات فيما بين المؤسسات، مع نموذج يتطابق مع صندوق البريد وصلات من نقطة إلى نقطة أو مباشرة: من خلال هذه الخاصية يتم نقل الوثائق ما بين اثنين من أنظمة الاتصال الحاسبات الآلية دون الحاجة إلى الارتباط بالإنترنت، وتكون مع بروتوكولات مؤمنة بشكل رئيسي.
فوائد EDI
من أهم العمليات الضروري استخدام آلية بيانات EDI بها هي B2B بالإضافة إلى أنها مهمة لتبادل الوثائق ما بين الشركات الكبيرة والصغيرة أيضا، المؤسسات الكبيرة تتيح التبادل الإلكتروني EDI وضع المعايير من خلال الشركاء التجاريين لكي تستمر في تحقيق مزايا جديدة، أما بالنسبة إلى المؤسسات الصغيرة استخدام بيانات EDI يعمل على توفير المزيد من التكامل مع المؤسسات الكبيرة التي تمتلك ميزانية أكبر وتأثير أقوى.
كما توفر بيانات EDI الكثير من الفوائد والمزايا الأخرى منها: التشغيل الآلي في EDI يقوم بدعم تجارب العملاء الإيجابية وذلك من خلال إتاحة تنفيذ المعاملات بكفاءة عالية، بالإضافة إلى تقديم الخدمات والمنتجات بطريقة أمنة وسريعة جدا.
تكامل EDI يوفر تحسين ملحوظ في إمكانية التتبع وإصدار التقارير، من خلال دمج مجموعة متنوعة من أنظمة تكنولوجيا المعلومات مع وثائق إلكترونية لدعم البيانات، وإصدارها بشكل واضح ودقيق.
نقل البيانات مع EDI يقلل من الأخطاء، وذلك من خلال التوحيد القوي لمعايير، الذي يوفر ضمان تنسيق البيانات والمعلومات بطريقة محترفة خالية من العيوب والأخطاء قبل أن يتم إدخالها إلى عمليات الأعمال وتطبيقاتها.
EDI توفر تحسين في الكفاءة الإنتاجية، لأن من خلال هذه الخاصية يتم مشاركة المزيد من وثائق الأعمال، ثم يبدأ في تشغيلها بدقة أوضح ووقت أقل. تكنولوجيا EDI تتيح لمستخدم وقت أقل ومال أكثر، وذلك يتم من خلال التشغيل الآلي للعملية التي تم تنفيذها يدويا في وقت سابق بوثائق ورقية.
كيف يتم إعداد EDI
يوجد بعض الشركات لا تستطيع تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات EDI، لأنه معقد ويحتاج إلى قدرة استيعاب عالية، بالإضافة إلى الحاجة إلى مواكبة اللوائح والمعايير والتحديثات الحكومية، وله تعقيدات عالية لاحتياجاته إلى الأعمال على مستوى العالم.
ومثال على ذلك كان أحد الشركاء التجاريين في شبكة B2B يستطيع أن يقوم بتقديم متطلبات فردية، على الرغم من أنه يستطيع أن يتفق مع شريكين من الشركاء على وثيقة بيانات EDI التي يتم استخدامها، لكل واحد منهما يمكن أن يكون له متطلبات تنسيق متفردة بحاجة إلى دعم. وبسبب ذلك قامت الكثير من المؤسسات والشركات باستعانة مصادر خارجية لإيجاد حلول لتبادل الإلكتروني للبيانات الخاصة بمؤسساتهم.
ولكي يتم تجهيز التبادل الإلكتروني للبيانات بشكل فعال في الحالتين إذا كان التبادل خارجي أو داخلي يجب أن تتوفر بعض المعايير الأساسية، بالإضافة إلى الإمكانيات والمصادر اللازمة، وعوامل الاتفاق على نوع الوثائق وطرق النقل الآمنة، والبرامج والأجهزة اللازمة، كما يجب أن يكون تطبيق EDI الفعال يمتلك بعض المواصفات المهمة منها:
أولا: آليات توجيه الرسائل
هذه الآلية مطلوبة بعد أن يتم فك تغليف الرسالة، حيث تعمل على فرز الرسائل على مجموعات مختلفة، ثم تقوم بتسليمها إلى الأماكن المطلوبة، وفي بعض الأحيان يتطلب الأمر إلى تحويل الرسالة للحصول على الرسالة بالترتيب الصحيح إلى مكانها.
ثانيا: اتفاقيات الشراكة التجارية (TPA)
هذه الاتفاقية المعروفة باتفاقية الشراكة التجارية توضح الشروط والأحكام، كما تقوم بتحديد معايير وثائق الأعمال وتعريف بروتوكولات الاتصالات والأعمال بين الشركاء التجاريين.
ثالثًا: إمكانات التغليف وفك التغليف للدفعات
هذه الإمكانية توفر الدعم إلى الدفعات الكبيرة التي تأتي من قبل رسائل EDI، وذلك من خلال السماح للوحدات بالاستقبال والإرسال بتغليف وإعادة فك التغليف العمليات، وبعد هذه الخطوة يمكن أن يتم تجميع المعاملات وتقسيمها إلى عدة أقسام أو أفرع من أعمال الشريك التجارية.
رابعا: برامج الترجمة أو الخرائط والمناظرات
هذا النوع من البرامج هو أحد أنواع برامج التحويل حيث يعمل على أخذ مجالات مختلفة مثل الأسماء والعناوين وأرقام الكميات والأجزاء، بالإضافة إلى قيم العملات، بعد ذلك يقوم بتحويل هذه البيانات إلى خرائط من نسق تطبيق إلى أعمال لتصبح في النهاية وثائق قياسية، وعكس ذلك أيضا.
سلبيات تبادل البيانات الإلكتروني EDI
كلفتة العالية.
مشاكل الاتصال بشبكات الإنترنت.
التعامل مع الأنظمة السابقة لكل الطرفين (للزبائن والشركات).
قدرته على مقاومة التغير لنظام تبادل البيانات.
كيف سيتطور EDI في المستقبل
في المستقبل سوف يستخدم مستقبل التبادل الإلكتروني EDI الكثير من الميزات الحديثة منها:
أداة برمجية تعمل على دعم الذكاء الاصطناعي حيث تقوم بمراقبة كل ما يدور حولها من معلومات وأحداث لها علاقة بالشحنة، كما يمكنها تحديد كل الأحداث بما فيها المخالفة والغير مخالفة، ومن خلال أدوات البرمجية التي سوف تكون مدعومة بالذكاء الاصطناعي سوف تستطيع تحديد إذا كان بحاجة إلى الشحن أم لا، بالإضافة إلى تحليل المصدر لأكثر فعالية لكي يكون له قدرة أكبر على الاستبدال، ومن ثم البدء بعملية شحن جديدة، وأخذ الموافقة على الإرجاع المصرح به.
أدوات استشعار إنترنت الأشياء يتم دمج هذه الأدوات في عبوة الشحنة، ثم يتم ربطها برسائل خاصة تسمى رسائل EDI 214 الدورية، وذلك لكي يتم تحسين رؤية الحالة التي تكون فيها العبوة فيما يقارب الوقت الحقيقي.
تكنولوجيا Blockchain هذه الخاصية سوف تعمل على دعم تدفق معلومات EDI للشحنات وذلك لكي توفر نسخة مشتركة من الأصلية التي يمكنها حل، وأيضا لتفادي حدوث منازعات في تحميل التكاليف بطريقة سريعة وموثوقة.[1]
EDI هو اختصار إلى Electronic data interchange أي تبادل البيانات الرقمية، المقصود به هو التبادل الإلكتروني للبيانات، أي التواصل ما بين الشركات لتبادل بيانات العمل بوقت قياسي، وبمعنى آخر هو اختراع إلكتروني بسيط يعمل على تبادل البيانات في ما بين الشركات بدلاً من البيانات أو الوثائق الورقية، والانتظار إلى ساعات وأيام أو أسابيع لإرسال واستلام الوثائق والبيانات.
ومن هذه البيانات فواتير الشراء أو البيع وذلك يتم بواسطة التشغيل الآلي للأعمال الورقية، هذا الاختراع وفر للمؤسسات والشركات وقت بالإضافة إلى بيانات خالية من الأخطاء التي تحدث في المعالجة اليدوية.
لأن EDI يعمل على نقل المعلومات بصورة مباشرة من أحد التطبيقات في الحاسوب الآلي في الشركة إلى تطبيق موجود في حاسوب آلي لشركة أخرى، معايير EDI توفر معلومات عن الموقع بالإضافة إلى ترتيب المعلومات في الوثيقة الرسمية. يحتل EDI اليوم دورا مهما في التجارة من خلال تسهل عملية إرسال واستلام الفواتير أو الطلبات الخاصة أو أمور الشراء وعروض الأسعار والتخفيضات.
في أغلب الأحيان تكون هذه الشركات عبارة عن مجموعة من شركاء تجاريين يقومون بتبادل الخدمات والسلع بشكل مستمر كأحد أجزاء الشبكات والتوريد فيما بين الشركات.
آلية عمل EDI
يعمل EDI من خلال معايير رسائل EDI، ولكن من المهم توفير عملية تحكم سليمة لجودة البيانات، لا يتم تشغيل بيانات EDI في حالتين الحالة الأولى عندما لا تكون المعلومات موجودة، والحالة الثانية عندما تكون المعلومات موجودة ولكن في أماكن خاطئ.
الدور الأساسي لعمل EDI هو المعايير، أكثر المؤسسات تستخدم هذه المعايير ( Accredited Standard Committee X12 (ASC X12) و ODETTE ووTRADACOMS وGS1 و peppol.
أنواع نقل EDI الرئيسية
شبكات اتصال القيمة المضافة VAN: هذه الشبكات الاتصالات الخارجية تعمل على إدارة نقل البيانات فيما بين المؤسسات، مع نموذج يتطابق مع صندوق البريد وصلات من نقطة إلى نقطة أو مباشرة: من خلال هذه الخاصية يتم نقل الوثائق ما بين اثنين من أنظمة الاتصال الحاسبات الآلية دون الحاجة إلى الارتباط بالإنترنت، وتكون مع بروتوكولات مؤمنة بشكل رئيسي.
فوائد EDI
من أهم العمليات الضروري استخدام آلية بيانات EDI بها هي B2B بالإضافة إلى أنها مهمة لتبادل الوثائق ما بين الشركات الكبيرة والصغيرة أيضا، المؤسسات الكبيرة تتيح التبادل الإلكتروني EDI وضع المعايير من خلال الشركاء التجاريين لكي تستمر في تحقيق مزايا جديدة، أما بالنسبة إلى المؤسسات الصغيرة استخدام بيانات EDI يعمل على توفير المزيد من التكامل مع المؤسسات الكبيرة التي تمتلك ميزانية أكبر وتأثير أقوى.
كما توفر بيانات EDI الكثير من الفوائد والمزايا الأخرى منها: التشغيل الآلي في EDI يقوم بدعم تجارب العملاء الإيجابية وذلك من خلال إتاحة تنفيذ المعاملات بكفاءة عالية، بالإضافة إلى تقديم الخدمات والمنتجات بطريقة أمنة وسريعة جدا.
تكامل EDI يوفر تحسين ملحوظ في إمكانية التتبع وإصدار التقارير، من خلال دمج مجموعة متنوعة من أنظمة تكنولوجيا المعلومات مع وثائق إلكترونية لدعم البيانات، وإصدارها بشكل واضح ودقيق.
نقل البيانات مع EDI يقلل من الأخطاء، وذلك من خلال التوحيد القوي لمعايير، الذي يوفر ضمان تنسيق البيانات والمعلومات بطريقة محترفة خالية من العيوب والأخطاء قبل أن يتم إدخالها إلى عمليات الأعمال وتطبيقاتها.
EDI توفر تحسين في الكفاءة الإنتاجية، لأن من خلال هذه الخاصية يتم مشاركة المزيد من وثائق الأعمال، ثم يبدأ في تشغيلها بدقة أوضح ووقت أقل. تكنولوجيا EDI تتيح لمستخدم وقت أقل ومال أكثر، وذلك يتم من خلال التشغيل الآلي للعملية التي تم تنفيذها يدويا في وقت سابق بوثائق ورقية.
كيف يتم إعداد EDI
يوجد بعض الشركات لا تستطيع تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات EDI، لأنه معقد ويحتاج إلى قدرة استيعاب عالية، بالإضافة إلى الحاجة إلى مواكبة اللوائح والمعايير والتحديثات الحكومية، وله تعقيدات عالية لاحتياجاته إلى الأعمال على مستوى العالم.
ومثال على ذلك كان أحد الشركاء التجاريين في شبكة B2B يستطيع أن يقوم بتقديم متطلبات فردية، على الرغم من أنه يستطيع أن يتفق مع شريكين من الشركاء على وثيقة بيانات EDI التي يتم استخدامها، لكل واحد منهما يمكن أن يكون له متطلبات تنسيق متفردة بحاجة إلى دعم. وبسبب ذلك قامت الكثير من المؤسسات والشركات باستعانة مصادر خارجية لإيجاد حلول لتبادل الإلكتروني للبيانات الخاصة بمؤسساتهم.
ولكي يتم تجهيز التبادل الإلكتروني للبيانات بشكل فعال في الحالتين إذا كان التبادل خارجي أو داخلي يجب أن تتوفر بعض المعايير الأساسية، بالإضافة إلى الإمكانيات والمصادر اللازمة، وعوامل الاتفاق على نوع الوثائق وطرق النقل الآمنة، والبرامج والأجهزة اللازمة، كما يجب أن يكون تطبيق EDI الفعال يمتلك بعض المواصفات المهمة منها:
أولا: آليات توجيه الرسائل
هذه الآلية مطلوبة بعد أن يتم فك تغليف الرسالة، حيث تعمل على فرز الرسائل على مجموعات مختلفة، ثم تقوم بتسليمها إلى الأماكن المطلوبة، وفي بعض الأحيان يتطلب الأمر إلى تحويل الرسالة للحصول على الرسالة بالترتيب الصحيح إلى مكانها.
ثانيا: اتفاقيات الشراكة التجارية (TPA)
هذه الاتفاقية المعروفة باتفاقية الشراكة التجارية توضح الشروط والأحكام، كما تقوم بتحديد معايير وثائق الأعمال وتعريف بروتوكولات الاتصالات والأعمال بين الشركاء التجاريين.
ثالثًا: إمكانات التغليف وفك التغليف للدفعات
هذه الإمكانية توفر الدعم إلى الدفعات الكبيرة التي تأتي من قبل رسائل EDI، وذلك من خلال السماح للوحدات بالاستقبال والإرسال بتغليف وإعادة فك التغليف العمليات، وبعد هذه الخطوة يمكن أن يتم تجميع المعاملات وتقسيمها إلى عدة أقسام أو أفرع من أعمال الشريك التجارية.
رابعا: برامج الترجمة أو الخرائط والمناظرات
هذا النوع من البرامج هو أحد أنواع برامج التحويل حيث يعمل على أخذ مجالات مختلفة مثل الأسماء والعناوين وأرقام الكميات والأجزاء، بالإضافة إلى قيم العملات، بعد ذلك يقوم بتحويل هذه البيانات إلى خرائط من نسق تطبيق إلى أعمال لتصبح في النهاية وثائق قياسية، وعكس ذلك أيضا.
سلبيات تبادل البيانات الإلكتروني EDI
كلفتة العالية.
مشاكل الاتصال بشبكات الإنترنت.
التعامل مع الأنظمة السابقة لكل الطرفين (للزبائن والشركات).
قدرته على مقاومة التغير لنظام تبادل البيانات.
كيف سيتطور EDI في المستقبل
في المستقبل سوف يستخدم مستقبل التبادل الإلكتروني EDI الكثير من الميزات الحديثة منها:
أداة برمجية تعمل على دعم الذكاء الاصطناعي حيث تقوم بمراقبة كل ما يدور حولها من معلومات وأحداث لها علاقة بالشحنة، كما يمكنها تحديد كل الأحداث بما فيها المخالفة والغير مخالفة، ومن خلال أدوات البرمجية التي سوف تكون مدعومة بالذكاء الاصطناعي سوف تستطيع تحديد إذا كان بحاجة إلى الشحن أم لا، بالإضافة إلى تحليل المصدر لأكثر فعالية لكي يكون له قدرة أكبر على الاستبدال، ومن ثم البدء بعملية شحن جديدة، وأخذ الموافقة على الإرجاع المصرح به.
أدوات استشعار إنترنت الأشياء يتم دمج هذه الأدوات في عبوة الشحنة، ثم يتم ربطها برسائل خاصة تسمى رسائل EDI 214 الدورية، وذلك لكي يتم تحسين رؤية الحالة التي تكون فيها العبوة فيما يقارب الوقت الحقيقي.
تكنولوجيا Blockchain هذه الخاصية سوف تعمل على دعم تدفق معلومات EDI للشحنات وذلك لكي توفر نسخة مشتركة من الأصلية التي يمكنها حل، وأيضا لتفادي حدوث منازعات في تحميل التكاليف بطريقة سريعة وموثوقة.[1]
