لو انت المسؤول عادة ما يقع المسئولية عليك للحفاظ على المكتب يعمل بكفاءة قدر الإمكان، ولكن عندما تجمع بين فريق من الأشخاص ذوي الشخصيات المختلفة ، وقطع مختلفة من المعدات المكتبية وأدوات البرامج ، وقائمة لا تنتهي من المهام ، فإن إدارة المكاتب قد تصبح صعبة بعض الشيء في بعض الأحيان، ولكن كل هذه الفوضى لا يجب أن تمنعك من التقدم ، يجب أن تكون الدافع للحفاظ على مكتبك وتقدمه .
نصائح لمدير المكتب
إذا كنت ترغب في أن تكون مديرًا أفضل للمكاتب وتنمية مهاراتك الإدارية والقيادية ، فإليك بعض النصائح لإدارة المكاتب للحفاظ على سير الأمور بسلاسة :
1- شحذ مهارات الاتصال الخاصة بك
يعد التواصل الفعال أمرًا بالغ الأهمية لكل شيء تقوم به كمساعد ، ويتم توسيعه عندما تخطو دورًا إداريًا وتصبح مديرا، ويجب أن تكون قادراً على قيادة الاجتماعات ، وتمثيل المسؤول التنفيذي في الوظائف العامة، وتحتاج أيضًا إلى تطوير المهارة في التحدث أمام الجمهور، إذا لم تكن مرتاحًا للقيام بأي من هذه الأشياء ، فاحرص على مهاراتك، يمكنك حضور فعاليات التواصل ، أو مرافقته أو مشاركته في الخطاب أو المؤتمر القادم ، والتطوع لتقديم شيء ما في اجتماع المكتب التالي، والبحث عن طرق لممارسة كل فرصة تحصل عليها، كل هذه الأشياء سوف تساعدك على أن تصبح أفضل في التواصل .
2- حسن إدارة الأشخاص
يختلف تعلم إدارة الأشخاص اختلافًا كبيرًا عن إدارة المشاريع أو المهام، ويتطلب المزيد من الصبر والتفاهم، ويساعد ذلك إذا كنت تعرف القليل عن أنواع الشخصية وكيف تؤثر على طريقة عمل الناس والتواصل معهم، وإذا لم تكن من مستخدمي الشبكات الطبيعية ، فكر في معرفة شيء جديد عن كل شخص تتفاعل معه يوميًا، وسيساعدك هذا على بناء العلاقات واكتساب فهم أفضل للقدرات الفريدة والمساهمات الفريدة لكل فرد في الفريق .
3- كن مفكرا مبتكرا
يتطلب أن يكون لدى مدير المكتب الفعال بعض التفكير الإبداعي ، خاصة عندما يتعلق الأمر بحل المشكلات، وبصفتك مديرًا ، ستكون هناك مواقف (وبعض الأشخاص في بعض الأحيان) لا يمكنك التحكم فيها ، بالإضافة إلى التحديات التي تحتاج إلى التغلب عليها، وفي حين أنه من السهل الحصول على الضغط والإحباط في هذه المواقف ، إلا أن الخيار الأفضل هو التعامل معها من خلال عقلية مبتكرة، ولا يجب أن تكون “شخصا مبدعًا” لتطوير مهارات التفكير الإبداعي فقد، بل يجب أن تحط نفسك بالمفكرين المبتكرين، اقرأ بقدر ما تستطيع – المقالات والكتب والرسائل الإخبارية، واستمع إلى البودكاست أو الدورات الصوتية أثناء تنقلاتك، ومن المهم أن تعرض نفسك باستمرار للأفكار الجديدة والأساليب واتجاهات الصناعة إذا أردت التفوق، فالأفكار والمفاهيم الجديدة التي تضعها في ذهنك ستؤثر بشكل إيجابي على الطريقة التي تؤدي بها وظيفتك .
4- تطوير عملك بذكاء
بصفتك مدير مكتب ، من المهم أن تفهم كيف يعمل كل جانب من جوانب شركتك ودورك في ذلك، يجب أن تفهم كيف تحقق شركتك أرباحاً وأين يمكنك التأثير على صافي الربح، ويساعدك إدراك الأعمال على تحسين قدرتك على إصدار أحكام جيدة وقرارات سريعة كل يوم، نظرًا لأن الشخص المسؤول عن حفظ عمليات المكتب يتدفق بسلاسة ، فإن مهمتك هي الحفاظ على تدفق المعلومات والمضي قدمًا في المشاريع، وكلما زادت معرفتك بكيفية عمل الأعمال التجارية ، وتعقيدات شركتك على وجه الخصوص ، كلما كان دورك أكثر نجاحًا .
5- مواصلة التعليم والتطوير المهني
لا يتوقف أفضل مديري المكاتب عن التعلم ، وتوسيع قاعدة معارفهم، والبقاء على قمة التكنولوجيا، اجعل التطوير المهني جزءًا من خطتك الشهرية للخطة المهنية بحيث تكون ثابتة ومتسقة مسبقًا، فهناك الكثير من الأشياء التي يمكنك القيام بها والتي هي مجانية ومنخفضة التكلفة إذا كنت تبحث عنها، استمر في التعلم – إنها جزء من مسؤوليتك كمدير .
وإذا كنت مدير مكتب سيساعدك تلميع مهاراتك الإدارية في أن تكون أكثر نجاحًا وفعالية في كل جانب من جوانب مهنتك الإدارية، وسوف يلاحظ زملاؤك ذلك، وسيقدر المدير التنفيذي ذلك، وسيتم التعرف عليك كمدير مكتب متطور ومختص ومبتكر .
أهم مهام مدير المكتب
مديرو المكاتب مسؤولون عن كفاءة أداء المكتب من خلال مجموعة من المهام الإدارية والمالية، ويضمن مديرو المكاتب بشكل أساسي التشغيل السلس للمكاتب على أساس يومي وقد يقومون بإدارة فريق من الموظفين الإداريين أو موظفي الدعم، وتشمل المسؤوليات عادةً ما يلي:
1- تنظيم الاجتماعات وإدارة قواعد البيانات
2- حجز النقل والإقامة
3- تنظيم أحداث أو مؤتمرات الشركة
4- التعامل مع المراسلات والشكاوى والاستفسارات
5- إعداد الخطابات والعروض التقديمية والتقارير
6- الإشراف ومراقبة عمل الموظفين الإداريين
7- التواصل مع الموظفين والموردين والعملاء
8- تنفيذ وصيانة الإجراءات / الأنظمة الإدارية للمكاتب
9- تفويض المهام إلى الموظفين المبتدئين
10- تنظيم برامج تعريفية للموظفين الجدد
11- ضمان تحديث سياسات الصحة والسلامة
نصائح لمدير المكتب
إذا كنت ترغب في أن تكون مديرًا أفضل للمكاتب وتنمية مهاراتك الإدارية والقيادية ، فإليك بعض النصائح لإدارة المكاتب للحفاظ على سير الأمور بسلاسة :
1- شحذ مهارات الاتصال الخاصة بك
يعد التواصل الفعال أمرًا بالغ الأهمية لكل شيء تقوم به كمساعد ، ويتم توسيعه عندما تخطو دورًا إداريًا وتصبح مديرا، ويجب أن تكون قادراً على قيادة الاجتماعات ، وتمثيل المسؤول التنفيذي في الوظائف العامة، وتحتاج أيضًا إلى تطوير المهارة في التحدث أمام الجمهور، إذا لم تكن مرتاحًا للقيام بأي من هذه الأشياء ، فاحرص على مهاراتك، يمكنك حضور فعاليات التواصل ، أو مرافقته أو مشاركته في الخطاب أو المؤتمر القادم ، والتطوع لتقديم شيء ما في اجتماع المكتب التالي، والبحث عن طرق لممارسة كل فرصة تحصل عليها، كل هذه الأشياء سوف تساعدك على أن تصبح أفضل في التواصل .
2- حسن إدارة الأشخاص
يختلف تعلم إدارة الأشخاص اختلافًا كبيرًا عن إدارة المشاريع أو المهام، ويتطلب المزيد من الصبر والتفاهم، ويساعد ذلك إذا كنت تعرف القليل عن أنواع الشخصية وكيف تؤثر على طريقة عمل الناس والتواصل معهم، وإذا لم تكن من مستخدمي الشبكات الطبيعية ، فكر في معرفة شيء جديد عن كل شخص تتفاعل معه يوميًا، وسيساعدك هذا على بناء العلاقات واكتساب فهم أفضل للقدرات الفريدة والمساهمات الفريدة لكل فرد في الفريق .
3- كن مفكرا مبتكرا
يتطلب أن يكون لدى مدير المكتب الفعال بعض التفكير الإبداعي ، خاصة عندما يتعلق الأمر بحل المشكلات، وبصفتك مديرًا ، ستكون هناك مواقف (وبعض الأشخاص في بعض الأحيان) لا يمكنك التحكم فيها ، بالإضافة إلى التحديات التي تحتاج إلى التغلب عليها، وفي حين أنه من السهل الحصول على الضغط والإحباط في هذه المواقف ، إلا أن الخيار الأفضل هو التعامل معها من خلال عقلية مبتكرة، ولا يجب أن تكون “شخصا مبدعًا” لتطوير مهارات التفكير الإبداعي فقد، بل يجب أن تحط نفسك بالمفكرين المبتكرين، اقرأ بقدر ما تستطيع – المقالات والكتب والرسائل الإخبارية، واستمع إلى البودكاست أو الدورات الصوتية أثناء تنقلاتك، ومن المهم أن تعرض نفسك باستمرار للأفكار الجديدة والأساليب واتجاهات الصناعة إذا أردت التفوق، فالأفكار والمفاهيم الجديدة التي تضعها في ذهنك ستؤثر بشكل إيجابي على الطريقة التي تؤدي بها وظيفتك .
4- تطوير عملك بذكاء
بصفتك مدير مكتب ، من المهم أن تفهم كيف يعمل كل جانب من جوانب شركتك ودورك في ذلك، يجب أن تفهم كيف تحقق شركتك أرباحاً وأين يمكنك التأثير على صافي الربح، ويساعدك إدراك الأعمال على تحسين قدرتك على إصدار أحكام جيدة وقرارات سريعة كل يوم، نظرًا لأن الشخص المسؤول عن حفظ عمليات المكتب يتدفق بسلاسة ، فإن مهمتك هي الحفاظ على تدفق المعلومات والمضي قدمًا في المشاريع، وكلما زادت معرفتك بكيفية عمل الأعمال التجارية ، وتعقيدات شركتك على وجه الخصوص ، كلما كان دورك أكثر نجاحًا .
5- مواصلة التعليم والتطوير المهني
لا يتوقف أفضل مديري المكاتب عن التعلم ، وتوسيع قاعدة معارفهم، والبقاء على قمة التكنولوجيا، اجعل التطوير المهني جزءًا من خطتك الشهرية للخطة المهنية بحيث تكون ثابتة ومتسقة مسبقًا، فهناك الكثير من الأشياء التي يمكنك القيام بها والتي هي مجانية ومنخفضة التكلفة إذا كنت تبحث عنها، استمر في التعلم – إنها جزء من مسؤوليتك كمدير .
وإذا كنت مدير مكتب سيساعدك تلميع مهاراتك الإدارية في أن تكون أكثر نجاحًا وفعالية في كل جانب من جوانب مهنتك الإدارية، وسوف يلاحظ زملاؤك ذلك، وسيقدر المدير التنفيذي ذلك، وسيتم التعرف عليك كمدير مكتب متطور ومختص ومبتكر .
أهم مهام مدير المكتب
مديرو المكاتب مسؤولون عن كفاءة أداء المكتب من خلال مجموعة من المهام الإدارية والمالية، ويضمن مديرو المكاتب بشكل أساسي التشغيل السلس للمكاتب على أساس يومي وقد يقومون بإدارة فريق من الموظفين الإداريين أو موظفي الدعم، وتشمل المسؤوليات عادةً ما يلي:
1- تنظيم الاجتماعات وإدارة قواعد البيانات
2- حجز النقل والإقامة
3- تنظيم أحداث أو مؤتمرات الشركة
4- التعامل مع المراسلات والشكاوى والاستفسارات
5- إعداد الخطابات والعروض التقديمية والتقارير
6- الإشراف ومراقبة عمل الموظفين الإداريين
7- التواصل مع الموظفين والموردين والعملاء
8- تنفيذ وصيانة الإجراءات / الأنظمة الإدارية للمكاتب
9- تفويض المهام إلى الموظفين المبتدئين
10- تنظيم برامج تعريفية للموظفين الجدد
11- ضمان تحديث سياسات الصحة والسلامة
