نتحدث كثيرًا عن كيفية كتابة رسالة إدارية ، إنها فرصتك لإظهار صاحب عمل محتمل من أنت و ماذا تفعل وماذا ستفعل من أجلهم. ولكن على الرغم من أن الخطاب الاداري أصبح مثيرًا للجدل إلى حد ما في السنوات الأخيرة.
كتابة خطاب اداريالمرسل إليه المناسب
– إذا كان لديك اسم مباشر (مدير توظيف ، مجند ، وما إلى ذلك) ، فمن الأفضل – تأكد من أن العبارة الافتتاحية مهذبة و ذات طابع شخصي ، و إذا لم يكن لديك اسم محدد ، فلا يزال بإمكانك تخصيصه للشركة.
– فمثلا يمكنك استخدام عزيزي السيدة بيركنز ، عزيزي فريق صناعات التكنولوجيا ، ، و تحتاج إلى تحقيق التوازن الصحيح بين المحادثة و الرسمية ، و بالتأكيد لا تذهب عارضة جدا ، و يمكن أن تؤدي حقيقة إرسالك عبر الإنترنت أو كتابة بريد إلكتروني إلى شعور زائف بالألفة مع الشخص.
– و هناك العديد من التحيات إما عادية أو غامضة للغاية مثل “لمن يهمه الأمر” هو طريقة لكتابة خطاب رسمي اداري لتوصيل البريد إلى الشخص المناسب ، و من المحتمل أن يتم تمريره دون قراءة ، كما إنه يشير إلى أن كاتب الخطاب يطبق بشكل عشوائي ، و قد لا يكون هذا هو الحال ، و من المهم أن تكون واضحًا و مباشرًا قدر الإمكان في خطاب الغلاف الخاص بك.
تحقيق الهدف من كتابة الخطاب
الهدف الكامل من الخطاب الاداري الخاص بك هو إضافة سياق إليك ، و سيرتك الذاتية و لديك مساحة محدودة ، و الأولوية تذهب إلى نقاط رصاصية قوية و عالية الجودة لتوضيح مهاراتك وخبراتك.
إنهاء الخطاب بشكل قوي
دائمًا لديك فقرة ختامية تبرز النقاط البارزة (لماذا تناسبك بشكل جيد) وتترك مجالًا للمتابعة ، فمثلا أود أن تتاح لي الفرصة للانضمام إلى فريقك و نتطلع إلى معرفة المزيد ، و ستكون مهاراتك و خبرتك كمسؤول ، و يمكن كتابة من فضلك لا تتردد في الاتصال بي إذا كان هناك أي معلومات أخرى يمكنني تقديمها.
الاهتمام بالتنسيق
– عند العمل على كتابة خطاب اداري لابد من الاعتماد على لغة سلسة و سهلة و واضحة حتى تكون سهلة في القراءة.
– الاهتمام باستخدام خط قياسي. ليس هذا هو الوقت المناسب لاختبار الخطوط “الممتعة”. اختيار شيء بسيط وأساسي.
– لا كتل ضخمة من النص. في الخطاب يمكن أن تبدو الفقرات غير المنقطعة و كأنها تشويش للبيان ، تريد أن يرى القارئ سلسلة من النقاط المنفصلة و المحددة بأناقة.
– قصر الطول ، حيث لا ينبغي أن يكون الخطاب الاداري أكثر من مجرد صفحة ، و حتى الصفحة الكاملة تدفعه بالتأكيد ، و الاختصار هو روح الطرافة.
– تجنب كتابة الكثير من التفاصيل في فقرة واحدة ، يمكن أن تساعدك صياغة فقرات أقصر و أكثر تركيزًا على تركيز رسالتك على النقاط التي ترغب في أن يلاحظها القارئ ، كما تجعلها جذابة بصريًا أيضًا.
طريقة اغلاق الرسالة
– بعد هذا الإغلاق ، كل ما تبقى لديك هو الإغلاق ، كما هو الحال مع عنوان الافتتاح ، يجب أن يكون بسيطًا و مهذبًا. ليس منمقًا جدًا (“أطيب التحيات ، عزيزي المجند”) .
– فمثلا يمكنك استخدام أطيب الأماني، بإخلاص، و هناك العديد من الطرق التي يتم اغلاق الرسائل بها ، و كذلك من لابد من كتابة التوقيع الخاص بمرسل الرسالة في النهاية و كتابة منصبه الاداري في التوقيع.
نماذج رسائل اداريةنموذج طلب ملف إداريّ
طلب ملف إداريّ اسم الشّركة ………
التّاريخ: / /
إلى السّيد المدير العامّ، تحيّة طيّبة وبعد،
الموضوع: طلب ملفّ إداريّ عن ……………… الرّجاء تقديم المُساعدة في توفير الملفّ الإداريّ المَطلوب في موضوع الرّسالة، والذي يحمل الرّقم المرجعيّ الآتي:……………؛ لأنّه يُساعد على القيام بالمَهام الخاصّة في العمل ، و سوف يتمُّ إعادة الملفّ الإداريّ مُجدّداً بعد استخدامه ،
و مع فائق التّقدير والاحترام.
اسم الموظف:
التّوقيع:
نموذج تأجيل عقد اجتماع
تأجيل عقد اجتماع التّاريخ: / /
إلى السّيد المُدير/
رئيس القسم ، تحية وبعد،
بناءً على الطّلب المُرفَق في هذه الرّسالة، يُرجَى قبول تأجيل عقد الاجتماع المُقرّر للأسباب الآتية:…………………………………………………………………، مع إرسال موعد جديد للاجتماع إن أمكن ذلك، لاعتماده بدلاً عن المُوعد المُؤجّل، مع فائق الاحترام والتّقدير.
المُشرف عن الاجتماع:
التّوقيع:
نموذج طلب صيانة
نموذج طلب صيانة إلى السّيد رئيس قسم الهندسة والصّيانة،
تحية وبعد،
التّاريخ: / /
الموضوع: طلب صيانة أجهزة الحاسوب في قسم……………. أسباب طلب الصّيانة:………………………………… بيانات عن أجهزة الحاسوب: نوع الأجهزة: نظام التّشغيل: بناءً على المعلومات المَذكورة أعلاه، يُرجى العمل على اتّخاذ الإجراءات المُناسبة؛ من أجل المُساهمة في ضمان استمراريّة العمل في القسم، ومع فائق الاحترام والتّقدير.
اسم الموظّف:
التّوقيع:
كتابة خطاب اداريالمرسل إليه المناسب
– إذا كان لديك اسم مباشر (مدير توظيف ، مجند ، وما إلى ذلك) ، فمن الأفضل – تأكد من أن العبارة الافتتاحية مهذبة و ذات طابع شخصي ، و إذا لم يكن لديك اسم محدد ، فلا يزال بإمكانك تخصيصه للشركة.
– فمثلا يمكنك استخدام عزيزي السيدة بيركنز ، عزيزي فريق صناعات التكنولوجيا ، ، و تحتاج إلى تحقيق التوازن الصحيح بين المحادثة و الرسمية ، و بالتأكيد لا تذهب عارضة جدا ، و يمكن أن تؤدي حقيقة إرسالك عبر الإنترنت أو كتابة بريد إلكتروني إلى شعور زائف بالألفة مع الشخص.
– و هناك العديد من التحيات إما عادية أو غامضة للغاية مثل “لمن يهمه الأمر” هو طريقة لكتابة خطاب رسمي اداري لتوصيل البريد إلى الشخص المناسب ، و من المحتمل أن يتم تمريره دون قراءة ، كما إنه يشير إلى أن كاتب الخطاب يطبق بشكل عشوائي ، و قد لا يكون هذا هو الحال ، و من المهم أن تكون واضحًا و مباشرًا قدر الإمكان في خطاب الغلاف الخاص بك.
تحقيق الهدف من كتابة الخطاب
الهدف الكامل من الخطاب الاداري الخاص بك هو إضافة سياق إليك ، و سيرتك الذاتية و لديك مساحة محدودة ، و الأولوية تذهب إلى نقاط رصاصية قوية و عالية الجودة لتوضيح مهاراتك وخبراتك.
إنهاء الخطاب بشكل قوي
دائمًا لديك فقرة ختامية تبرز النقاط البارزة (لماذا تناسبك بشكل جيد) وتترك مجالًا للمتابعة ، فمثلا أود أن تتاح لي الفرصة للانضمام إلى فريقك و نتطلع إلى معرفة المزيد ، و ستكون مهاراتك و خبرتك كمسؤول ، و يمكن كتابة من فضلك لا تتردد في الاتصال بي إذا كان هناك أي معلومات أخرى يمكنني تقديمها.
الاهتمام بالتنسيق
– عند العمل على كتابة خطاب اداري لابد من الاعتماد على لغة سلسة و سهلة و واضحة حتى تكون سهلة في القراءة.
– الاهتمام باستخدام خط قياسي. ليس هذا هو الوقت المناسب لاختبار الخطوط “الممتعة”. اختيار شيء بسيط وأساسي.
– لا كتل ضخمة من النص. في الخطاب يمكن أن تبدو الفقرات غير المنقطعة و كأنها تشويش للبيان ، تريد أن يرى القارئ سلسلة من النقاط المنفصلة و المحددة بأناقة.
– قصر الطول ، حيث لا ينبغي أن يكون الخطاب الاداري أكثر من مجرد صفحة ، و حتى الصفحة الكاملة تدفعه بالتأكيد ، و الاختصار هو روح الطرافة.
– تجنب كتابة الكثير من التفاصيل في فقرة واحدة ، يمكن أن تساعدك صياغة فقرات أقصر و أكثر تركيزًا على تركيز رسالتك على النقاط التي ترغب في أن يلاحظها القارئ ، كما تجعلها جذابة بصريًا أيضًا.
طريقة اغلاق الرسالة
– بعد هذا الإغلاق ، كل ما تبقى لديك هو الإغلاق ، كما هو الحال مع عنوان الافتتاح ، يجب أن يكون بسيطًا و مهذبًا. ليس منمقًا جدًا (“أطيب التحيات ، عزيزي المجند”) .
– فمثلا يمكنك استخدام أطيب الأماني، بإخلاص، و هناك العديد من الطرق التي يتم اغلاق الرسائل بها ، و كذلك من لابد من كتابة التوقيع الخاص بمرسل الرسالة في النهاية و كتابة منصبه الاداري في التوقيع.
نماذج رسائل اداريةنموذج طلب ملف إداريّ
طلب ملف إداريّ اسم الشّركة ………
التّاريخ: / /
إلى السّيد المدير العامّ، تحيّة طيّبة وبعد،
الموضوع: طلب ملفّ إداريّ عن ……………… الرّجاء تقديم المُساعدة في توفير الملفّ الإداريّ المَطلوب في موضوع الرّسالة، والذي يحمل الرّقم المرجعيّ الآتي:……………؛ لأنّه يُساعد على القيام بالمَهام الخاصّة في العمل ، و سوف يتمُّ إعادة الملفّ الإداريّ مُجدّداً بعد استخدامه ،
و مع فائق التّقدير والاحترام.
اسم الموظف:
التّوقيع:
نموذج تأجيل عقد اجتماع
تأجيل عقد اجتماع التّاريخ: / /
إلى السّيد المُدير/
رئيس القسم ، تحية وبعد،
بناءً على الطّلب المُرفَق في هذه الرّسالة، يُرجَى قبول تأجيل عقد الاجتماع المُقرّر للأسباب الآتية:…………………………………………………………………، مع إرسال موعد جديد للاجتماع إن أمكن ذلك، لاعتماده بدلاً عن المُوعد المُؤجّل، مع فائق الاحترام والتّقدير.
المُشرف عن الاجتماع:
التّوقيع:
نموذج طلب صيانة
نموذج طلب صيانة إلى السّيد رئيس قسم الهندسة والصّيانة،
تحية وبعد،
التّاريخ: / /
الموضوع: طلب صيانة أجهزة الحاسوب في قسم……………. أسباب طلب الصّيانة:………………………………… بيانات عن أجهزة الحاسوب: نوع الأجهزة: نظام التّشغيل: بناءً على المعلومات المَذكورة أعلاه، يُرجى العمل على اتّخاذ الإجراءات المُناسبة؛ من أجل المُساهمة في ضمان استمراريّة العمل في القسم، ومع فائق الاحترام والتّقدير.
اسم الموظّف:
التّوقيع:
